Think about “Who, What, When, Where,How?” then you could ask the most Power Question “Why?”

Think about “Who, What, When, Where,How?” then you could ask the most Power Question “Why?”

Pernahkah Anda berada dalam kondisi kebingungan dan tidak tahu mesti harus berbuat apa ketika terjadi suatu permasalahan yang menimpa pada operasional bisnis Anda? Instruksi kerja ada, SOP ada, proses bisnis pun juga ada, namun itu semua tak bisa digunakan secara maksimal sebagai bahan untuk mencari solusi atas permasalahan tersebut.

Terdapat cukup banyak referensi terkait dengan metodologi problem solving yang bisa dipelajari untuk membantu memecahkan permasalahan yang sedang dihadapi. Dari semua referesi metode problem solving, hampir semuamensyaratkan adanya identifikasi masalah sejak fase awal dalam tahapan penyelesaian masalah.

Dalam kaitannya dengan permasalahan operasional perusahaan, maka yang dimaksud dengan identifikasi masalah adalah dengan menghimpun semua informasi terkait pelaksanaan proses bisnis. Informasi apa saja yang perlu didapatkan untuk proses analisis tersebut? Bagaimana cara mendapatkannya? Seberapa objektifnya kualiatas data yang diperoleh?

Secara umum, akar penyebab permasalahan bersumber dari Man, Method, Machine, Material, dan Environment. Man dan Method menjadifaktor kunci penyebab masalah yang mendominasi cukup banyak di perusahaan, terutama di kalangan UMKM. Jika disandingkan dengan tiga pilar bisnis, maka Man akan mengacu kepada People dan Method berhubungan dengan Process.

Dengan demikian kajian objek permasalahan bisa dipersempit menjadi People dan Process. Dari sinilah kita bisamelakukan berbagai upaya dalam memulai mengumpulkan informasi terkait dengan People dan Process.

Terdapat banyak teknik untuk mengumpulkan data maupun informasi, diantaranya prosedur analitis, inspeksi, konfirmasi, permintaan keterangan, perhitungan, penelusuran, pemeriksaan bukti pendukung, maupun pengamatan. Teknik manakah yang selama ini sering Anda gunakan?

Sebagian besar pelaku UMKM masih menggunakan teknik yang belum terstruktur didalam menyelesaikan sebuah permasalahan operasional perusahaan. Bahkan mereka tidak memahami dengan baik apa yang dimaksud dengan analisis resiko proses bisnis. Setiap opportunity pastilah mengadung di dalamnya sebuah resiko. Resiko bermakna suatu keadaan atau kondisi yang mempunyai dampak negatif/ketidakpastian terhadap operasional perusahaan.

Jika Anda pernah mengikuti pelatihan tentang ISO 9001:2015 atau bahkan telah mengimplementasikannya, sudah barang tentu Anda akan memahami bahwa ISO 9001 versi terbaru ini (2015) berbeda dengan versi sebelumnya (2008). Versi 2015 berorientasi kepada proses dan manajemen resiko (Risk-based Thinking), tidak seperti versi sebelumnya yang hanya fokus kepada prosedur atau SOP. SOP tidaklah sama dengan proses. Proses lebih bermakna dari sisi strategis karena memuat business value dan lebih dekat dengan policy organisasi.

Perusahaan yang masih belum menerapkan sistem manajemen yang baik, di dalam pengelolaan permasalahannya pun biasanya juga tidak menerapkan sebuah metode yang baik pula. Yang terjadi adalah para pengelola bisnis (merangkap Business Owner) melakukan tindakan yang bersifat sporadis tanpa menggunakan sebuah teknik yang terencana untuk melakukan identifikasi masalah.

Penggunaan teknik pengumpulan informasi yang biasa digunakan adalah dengan melakukan komfirmasi, memintai keterangan, serta pengamatan saja. Ketiga teknik ini jika tidak dilengkapi dengan bukti (evidance) yang akurat dan objektif beserta kerangka metode yang tepat, maka akan menggiring kepada pembentukan sebuah kesimpulan yang didasari atas opini atau pemikiran subjektif semata.

Tentu saja hal ini pada akhirnya dapat menyebabkan ketidakadilan dalam pembuatan sebuah keputusan.

Otomasi Proses

Potensi resistensi atau penolakan terhadap solusi yang dibuat dengan menggunakan pendekatan subjektivitas tersebut cukup besar. Karyawan atau tim manajemen bisa jadi ‘merasa’ tidak punya andil besar atas terjadinya sebuah permasalahan.

Mereka pun terkadang merasa terintimidasi dengan teknik pengumpulan data atau informasi yang dilakukan oleh pihak perusahaan.Yang lebih mengawatirkan lagi jika sudah melibatkan pihak HRD yang tidak cukup kompeten melakukan audit operasional atas permasalahan tersebut.

Otomasi Proses Bisnis memudahkan mendapatkan informasi 4W-1H

Apapun teknik pengumpulan data atau informasi yang dilakukan pada dasarnya akan bermuara kepada pertanyaan yang mengacu kepada 5W-1, yaitu Who, What, When, Where, How, dan Why.

Pertanyaan Why hanya akan mempunyai makna jika dilengkapi dengan data dan informasi yang benar-benar valid dan terpercaya. Pertanyaan Why akan mengungkap motif atau latar belakang mengapa sebuah permasalahan terjadi. Tentu saja hal ini merujuk ke akar permasalahan yang disebabkan oleh faktor People.

Segala permasalahan yang menyangkut operasional perusahaan, mulai pemasaran, penjualan, pembelian, keuangan, akuntansi, produksi, inventori, pengiriman, dan lain-lain sudah semestinya dimulai dari perspektif proses bisnis.

Adakah proses bisnis yang tidak dijalankan sebagaimana mestinya?

Apakah proses bisnis sudah sesuai dengan kebutuhan bisnis ataukah tidak?

Otomasi proses bisnis berarti bahwa People menjalankan Process menggunakanpendekatan Technology, dalam hal ini adalah teknologi informasi. Otomasi proses bisnis bukan asal menggunakan sebuah aplikasi saja, namun perlu menelaah dan menganalisis aplikasi komputer jenis apa saja yang sesuai dengan karakteristik otomasi proses bisnis sebuah perusahaan.

Aplikasi yang dapat digunakan untuk melakukan otomasi proses bisnis adalah BPMS (Business Process Management Suites). Hampir semua vendor BPMSmenyediakan informasi yang bisa menjawab pertanyaan 4W-1H. Fasilitas ini tentu sangat membantu untuk memantau, menelusuri, menganalisis perilaku aktivitas, melacak, dan mencari informasi-informasi yang terkait dengan jalannya proses.

Dengan menggunakan otomasi proses bisnis, hampir tidak mungkin sebuah proses yang berjalan di luar skenario atau prosedur yang sudah dibuat. Semuanya aktivitas akan dapat diatur, dijalankan, dipantau, dilacak, diputar ulang, dan bentuk -bentuk pengendalian lainnya.

Cukup kecil sekali kemungkinan seseorang untuk melakukan manipulasi aktivitas tanpa diketahui oleh manajemen. Otomasi proses menjaga agar terpeliharanya integritas suatu sistem manajemen. Berikut ini rangkaian penjelasan mekanisme pengumpulan informasi dengan pendekatan otomasi proses bisnis.

A – Informasi partisipan yang terlibat dalam eksekusi proses bisnis

Who

Orang yang terlibat dalam jalannya proses bisnis disebut dengan process participant. Partisipan ini mesti harus dapat diidentifikasikan, mulai fungsi dan nama partisipan. Pemodelan proses bisnis dengan menggunakan diagram BPMN 2.0 akan lebih memudahakan pemahaman identifikasi siapa saja yang berhak dan boleh terlibat dalam jalannya proses bisnis.

B – Diagram BPMN memudahkan identifikasi Who

Gambar B memperlihatkan sebuah contoh diagram

BPMN 2.0 tentang proses bisnis Proses Permintaan

Pembelian. Proses bisnis ini melibatkan dua partisipan proses, yaitu Purchasing dan Manajer Keuangan. Masing-masing partisipan bisa terdiri dari satu orang atau lebih, tergantung kepada kebijakan perusahaan. Pada saat proses bisnis dieksekusi, maka informasi partisipan yang terlibat dapat diketahui dengan mudah.

What

Menyedikan informasi tentang aktivitas apa saja yang dikerjakan oleh partisipan saat menjalankan proses bisnis, termasuk di dalamnya informasi yang berhubungan dengan dokumen dan catatan yang digunakan.

C – Informasi aktivitas apa yang dikerjakan oleh partisipan

Daftar tugas ini memuat semua informasi tentang aktivitas-aktivitas dalam sebuah proses yang disajikan secara terbuka, sehingga antar partisipan juga dapat mengetahui aktivitas apa saja yang dilakukan oleh partisipan lainnya.

Konsep manajemen informasi seperti ini tentu saja akan membantu mempercepat kolaborasi semua pihak yang terlibat dalam proses. Seorang partisipan dapat mengingatkan partisipan lainnya untuk segera menyelesaikan tugasnya.

When

Menyediakan informasi waktu tentang kapan aktivitas dimulai dan diselesaikan oleh partisipan. Selain itu juga memuat informasi waktu tunggu dan waktu tetapan maksimal sebuah aktivitas harus diselesaikan.

D – Informasi waktu aktivitas

Informasi waktu ini penting untuk dijadikan salah satu paramater bagaimana menentukan performa partisipan dalam berkolaborasi saat pelaksanaan proses.

Disamping itu juga berguna untuk menghitung beban aktivitas baik pada level personal, departemen, serta perusahaan secara keseluruhan.

Where

Digunakan untuk memberikan informasi posisi aktivitas saat ini dalam proses dengan menggunakan visualisasi diagram.

E – Informasi posisi aktivitas dalam proses yang berjalan

Informasi seperti ini sangat berguna untuk melacak sejauh mana sebuah proses berlangsung tanpa perlu menanyakan ke partisipan lain yang terlibat. Manajemen dapat melihat dan mengikuti jalannya proses bisnis secara lebih detail.

How

Menjelaskan bagaimana sebuah rangkaian aktivitas bisa terbentuk dalam menjalankan proses dari awal hingga akhir dengan menggunakan visualisasi diagram.

F – Visualisasi terbentuknya aliran proses

Proses bisnis tidak mesti tersusun atas rangkaian aktivitas yang bersifat linear dari awal hingga akhir. Terdapat kemungkinan terjadinya percabangan dalam sebuah proses, misal untuk fungsi Approval yang mempunyai kemungkinan disetujui, direvisi, atau ditolak.

Why

Kata tanya ini “Why” atau “Mengapa” ini merupakan kata tanya yang paling kuat di atas permukaan bumi. “Why” yang disertai dengan informasi dan data yang telah didapatkan sebelumnya berkenaan dengan siapa, apa, kapan, dimana, dan bagaimana akan dapat mengungkap latar belakang, maksud, motif, tujuan, dan apapun yang menjadi dasar seseorang melakukan sebuah perbuatan.

Pertanyaan “Why” akan terasa kekuatannya tak kala disampaikan di akhir rangkaian pertanyaan “Who”, “What”, “When”, “Where”, dan “How”.

Otomasi proses bisnis akan sangat membantu untuk mendapatkan semua informasi terkait dengan aktivitas seseorang dalam jalannya proses.

Pada akhirnya “Why” bisa digunakan sebagai bahan untuk melakukan perbaikan, pembenahan, optimasi, dan peningkatan performa proses.

Mengapa?

“Berdasarkan informasi yang didapat dari proses yang berjalan… “

“Mengapa Anda tidak segera menindaklanjuti tugas yang telah menjadi tanggung jawab Anda?”

“Anda tahu jika batas maksimal penyelesaian tugas ini adalah tiga jam. Mengapa Anda baru menyelesaikan tugas Anda dalam waktu tiga hari?”

“Mengapa Anda selalu melakukan revisi jika yang mempersiapkan draft pak Joko, sedangkan yang lain tidak?”

“Mengapa Saudara tidak mengingatkan bagian Keuangan untuk segera menindaklanjuti proses permohonan pembayaran ke pemasok?”

dst…

Pertanyaan tersebut akan mudah disampaikan jika didasari dengan data atau informasi valid serta objektif. Data dan informasi didapatkan dari sebuah sistem yang bisa menghasilkan data untuk menjawab pertanyaan dasar 4W-1H (Who, What, When, Where, dan How).

(DE)