Think about “Who, What, When, Where,How?” then you could ask  the most Power Question “Why?”

Think about “Who, What, When, Where,How?” then you could ask the most Power Question “Why?”

Pernahkah Anda berada dalam kondisi kebingungan dan tidak tahu mesti harus berbuat apa ketika terjadi suatu permasalahan yang menimpa pada operasional bisnis Anda? Instruksi kerja ada, SOP ada, proses bisnis pun juga ada, namun itu semua tak bisa digunakan secara maksimal sebagai bahan untuk mencari solusi atas permasalahan tersebut.

Terdapat cukup banyak referensi terkait dengan metodologi problem solving yang bisa dipelajari untuk membantu memecahkan permasalahan yang sedang dihadapi. Dari semua referesi metode problem solving, hampir semua mensyaratkan adanya identifikasi masalah sejak fase awal dalam tahapan penyelesaian masalah.

Dalam kaitannya dengan permasalahan operasional perusahaan, maka yang dimaksud dengan identifikasi masalah adalah dengan menghimpun semua informasi terkait pelaksanaan proses bisnis. Informasi apa saja yang perlu didapatkan untuk proses analisis tersebut? Bagaimana cara mendapatkannya? Seberapa objektifnya kualiatas data yang diperoleh?

Secara umum, akar penyebab permasalahan bersumber dari Man, Method, Machine, Material, atau Environment. Man dan Method menjadi faktor kunci penyebab masalah yang mendominasi cukup banyak di perusahaan, terutama di UMKM. Jika disandingkan dengan tiga pilar bisnis, maka Man akan mengacu kepada People dan Method mengacu kepada Process.

Dengan demikian kajian objek permasalahan bisa dipersempit menjadi People dan Process. Dari sinilah kita bisa melakukan berbagai upaya dalam memulai mengumpulkan informasi terkait dengan People dan Process.

Terdapat banyak teknik untuk mengumpulkan data maupun informasi, diantaranya prosedur analitis, inspeksi, konfirmasi, permintaan keterangan, perhitungan, penelusuran, pemeriksaan bukti pendukung, maupun pengamatan.

 

“Seseorang yang merasa dicurigai tanpa bukti, tak akan pernah ikhlas.”

 

Teknik manakah yang selama ini Anda gunakan?

Sebagian besar pelaku UMKM masih menggunakan teknik yang belum terstruktur didalam menyelesaikan sebuah permasalahan operasional perusahaan. Bahkan mereka tidak memahami dengan baik apa yang dimaksud dengan analisis resiko proses bisnis. Setiap opportunity pastilah mengadung di dalamnya sebuah resiko. Resiko bermakna suatu keadaan atau kondisi yang mempunyai dampak negatif/ketidakpastian terhadap operasional perusahaan.

Jika Anda pernah mengikuti pelatihan tentang ISO 9001:2015 atau bahkan sudah mengimplementasikannya, sudah barang tentu akan memahami bahwa ISO 9001 versi terbaru ini (2015) berbeda dengan versi sebelumnya (2008). Versi 2015 berorientasi kepada proses dan manajemen resiko (Risk-based Thinking), tidak seperti versi sebelumnya yang fokus kepada prosedur atau SOP. SOP tidaklah sama dengan proses. Proses lebih bermakna dari sisi strategis karena memuat business value dan lebih dekat dengan policy organisasi.

Perusahaan yang masih belum menerapkan sistem manajemen yang baik, di dalam pengelolaan permasalahannya pun juga tidak mengacu ke sebuah metode yang baik pula. Yang terjadi adalah para pengelola bisnis (merangkap Business Owner) melakukan tindakan yang bersifat sporadis tanpa sebuah teknik yang terencana untuk melakukan identifikasi masalah.

Penggunaan teknik pengumpulan informasi yang biasa digunakan adalah dengan melakukan komfirmasi, memintai keterangan, serta pengamatan. Ketiga teknik ini jika tidak dilengkapi dengan bukti (evidance) yang akurat dan objektif serta kerangka metode yang tepat, maka akan menggiring kepada pembentukan sebuah kesimpulan yang didasari atas opini atau pemikiran subjektif semata. Tentu saja hal ini pada akhirnya dapat menyebabkan ketidakadilan dalam pembuatan sebuah keputusan sebagai salah satu mekanimes solusi.

Potensi resistensi atau penolakan solusi yang dibuat dengan menggunakan pendekatan subjektivitas tersebut cukup besar. Karyawan atau tim manajemen bisa jadi ‘merasa’ tidak punya andil besar atas terjadinya sebuah permasalahan. Mereka pun terkadang merasa terintimidasi dengan teknik pengumpulan data atau informasi yang dilakukan oleh pihak perusahaan. Yang lebih mengawatirkan lagi jika sudah melibatkan pihak HRD yang tidak cukup kompeten melakukan audit operasional atas permasalahan tersebut.

 

Otomasi Proses Bisnis memudahkan informasi 4W-1H

Apapun teknik pengumpulan data atau informasi yang dilakukan pada dasarnya akan bermuara kepada pertanyaan yang mengacu kepada 5W-1, yaitu Who, What, When, Where, How, dan Why. Pertanyaan Why hanya akan mempunyai makna jika dilengkapi dengan data dan informasi yang benar-benar valid dan terpercaya. Pertanyaan Why akan mengungkap motif atau latar belakang mengapa sebuah permasalahan terjadi. Tentu saja hal ini merujuk ke akar permasalahan yang disebabkan oleh faktor People.

Segala permasalahan yang menyangkut operasional perusahaan, mulai pemasaran, penjualan, pembelian, keuangan, akuntansi, produksi, inventori, pengiriman, dan lain-lain sudah semestinya dimulai dari perspektif proses bisnis. Adakah proses bisnis yang tidak dijalankan sebagaimana mestinya? Apakah proses bisnis sudah sesuai dengan kebutuhan bisnis ataukah tidak?

Otomasi proses bisnis berarti bahwa People menjalankan Process menggunakan pendekatan Technology, dalam hal ini adalah teknologi informasi. Otomasi proses bisnis bukan asal menggunakan sebuah aplikasi saja, namun perlu menelaah dan menganalisis aplikasi komputer jenis apa saja yang sesuai dengan karakteristik otomasi proses bisnis.

Aplikasi yang dapat digunakan untuk melakukan otomasi proses bisnis adalah BPMS (Business Process Management Suites). Hampir semua vendor BPMS menyediakan informasi yang bisa menjawab pertanyaan 4W-1H. Fasilitas ini sangat membantu untuk memantau, menelusuri,

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

%d bloggers like this: