Penggunaan BPMS menunjukkan tren meningkat dari waktu ke waktu sejalan dengan kesadaran pelaku bisnis akan pentingnya kolaborasi dan sinergi antara aspek manajemen dan Teknologi Informasi. Vendor penyedia solusi BPMS masih didominasi oleh pemain raksasa di tingkat global, sedangkan pemain lokal masih sangat jarang apalagi jika menggunakan standarisasi BPMN 2.0.

Tulisan ini akan mengulas tentang apa itu BPMS, benefit, arsitektur, implementasi, serta beberapa hal lain.

 Sesuatu yang tak pernah terbayangkan

BPMS adalah sebuah tool atau aplikasi yang dapat digunakan untuk mendesain, implementasi, eksekusi, dan melakukan pengawasan terhadap jalannya proses bisnis  dengan  menggunakan  metodologi BPM.

BPMS dapat digunakan untuk melakukan otomasi proses bisnis. Hal ini berarti bahwa aplikasi BPMS mampu menjalankan proses bisnis yang didesain pada level diagram secara otomatis tanpa perlu menggunakan pendekatan pemrograman komputer.

Perkembangan teknologi informasi saat ini memungkinkan  untuk  melakukan  banyak hal terkait dengan proses bisnis. Pemodelan proses bisnis bisa dikerjakan secara mudah. Implementasi pada tingkatan keperluan eksekusi  bisa  secara  cepat  direalisasikan bahkan tanpa menggunakan pemrograman komputer atau zero coding.

Pembuatan business rule atau pun policy lainnya untuk melengkapi proses bisnis jugabisa dilakukan lebih sederhana. Monitoring jalannya eksekusi proses bisnis pun dapatdipantau dengan mudah. Terdapat banyak manfaat lainnya yang bisa didapatkan dariBPMS untuk keperluan manajemen, misalnya Change Management, Key Performance Indicators (KPI’s), Audit, Process Improvement, dan lain sebagainya.

Dengan menggunakan BPMS, maka perusahaan akan sangat mudah dalam mengembangkan sebuah aplikasi bisnis yang dapat menunjang operasional perusahaan bahkan dari awal sekalipun.

Arsitektur BPMS

BPMS mulai diperkenalkan pada tahun 2005 dan sekarang sudah mulai diadopsi oleh vendor perangkat lunak terkenal di dunia, seperti  IBM, Oracle Pegasystem, Appian, BizAgi, AuroPortal,  dan  puluhan vendor luar negeri lainnya. RetGoo adalah salah satu vendor lokal yang mencoba untuk memenuhi kebutuhan market dalam negeri.

Secara umum, fitur dan kapabilitas masing-masing solusi BPMS yang dikeluarkan masing-masing vendor tidak jauh berbeda. Hal ini disebabkan mereka menggunakan sebuah standarisasi yang sama.

Gambar A memperlihatkan arsitektur lengkap dari BPMS standar. Ada cukup banyak modul yang mesti dimiliki oleh aplikasi BPMS. Secara garis besar terdapat tiga bagian utama dari BPMS, yaitu BPM, Portal, dan Utility.

BPM

Bagian ini merupakan inti dari aplikasi BPMS agar bisa melakukan otomasi proses bisnis. Terdapat beberapa unit utama, diantaranya:

• Process Repository – Menyediakansebuah mekanisme untuk membuat proses bisnis, versioning, dashboard, user  interface, dan lain-lain. Semua prosesbisnis dimodelkan dalam bentuk diagram.

• Workflow Engine – Bagian yang akanmengeksekusi proses bisnis dalam bentuk diagram. Unit ini mempunyai peranan sangat penting di dalam otomasi proses bisnis.

• System Integration – Menghubungkanserta mengintegrasikan data maupun layanan lainnya antar sistem yang berbeda.

• Process Matric – Menangani informasiterkait dengan performa eksekusi proses bisnis, seperti waktu, jumlah, antrian, dan lainnya.

PORTAL

Aplikasi BPMS menyediakan solusi terintegrasi end-to- end process yang bisa digunakan langsung oleh pengguna.Dengan demikian keberadaan sebuah portal yang digunakan untuk interaksi antara pengguna dan sistem mutlak diperlukan. Aplikasi BPMS menyediakan beberapa opsi untuk media antarmuka, antara lain:

• End-User Portal – Antarmuka aplikasi BPMS memilikikeunikan jika dibandingkan dengan aplikasi bisnis lainnya, yaitu menawarkan sebuah pengalaman baru dalam mengelola pekerjaan atau tugas. Pendekatan process-centric sangat mendominasi, mulai dari infor-masi tugas, diagram, KPI, mekanisme kolaborasi, dan lain-lain.
• Mobile Access – Memberikan kemudahan bagipemakai yang terbiasa mobile dengan perangkat ber-gerak. Hampir sebagian besar vendor BPMS menggunakan teknologi HTML5 untuk memenuhi kebutuhan perangkat mobile.
• Collaboration (Social) – Mengintegrasikan layanan me-dia sosial untuk meningkatkan interaksi dan kolaborasi antar pengguna BPMS, seperti berbagi informasi, layanan pelanggan, dan sarana promosi perusahaan.

Sejuta makna dalam sebuah Coretan

UTILITY

Untuk meningkatkan kinerja aplikasi BPMS, maka ditambahkan beberapa unit lain yang sifatnya sebagai utilitas.

• Process Modeling – Sarana untuk memodelkanproses bisnis dengan menggunakan diagram BPMN (Business Process Model and Notation) yang sudah diadopsi secara internasional.
• Reporting Engine – Menghasilkan laporan yangdiperlukan oleh pemakai secara otomatis terkait dengan informasi eksekusi proses bisnis.
• Business Rule – Menyediakan fasilitas untukmenangani business rule, kebijakan, aturan, atau paramater lain pada proses bisnis.
•  Event Monitoring – Digunakan untuk memantaudan mencatat sebuah kejadian yang dapat memicu event proses bisnis.
• Notification Management – Mengatur lalu lintasnotifikasi atau pemberitahuan yang didistribusikan kepada pengguna terkait.

Selain untuk mengembangkan otomasi proses bisnis, BPMS dapat juga digunakan untuk membangun sistem informasi bisnis yang cukup kompleks seperti halnya ERP ( Enterprise Resouce Planning). Kapabilitas tool BPMS ini akan menentukan seberapa powerful didalam mewujudkan sinergi antara aspek manajemen dan teknologi informasi.

Implementasi BPM

Mengingat benefit yang ditawarkan BPM cukup besar, maka sudah seharusnya BPM juga bisa dinikmati oleh pelaku usaha mikro dan kecil. Implementasi BPM bukan sekedar urusan teknologi informasi saja, namun juga akan menyentuh aspek manajemen. Dengan demikian terdapat dua keuntungan sekaligus saat implementasi BPM, yaitu tersedianya teknologi informasi terkini dan juga sistem manajemen yang ter-up-to-date.

RetGoo berorientasi pada segmen market usaha kecil dan menengah dengan menyediakan solusi yang cukup dibutuhkan dalam membangun sistem informasi manajemen. Pada dasarnya pelaku UMKM sangat terbuka dengan terobosan-terobosan baru yang akan berdampak kepada perkembangan bisnis mereka.

Terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk memulai implementasi BPM agar sukses dan dapat berjalan dengan baik, yaitu kesiapan perusahaan dalam hal ini adalah stake-holder dan infrastruktur teknologi pendukung.

Kesiapan Stake-Holder

Yang dimaksud stake-holder (pemangku kepentingan) di sini adalah para pemilik perusahaan, tim manajemen, dan karyawan perusahaan. Mereka harus menyesuaikan diri dengan pendekatan baru terkait aktivitas yang diarahkan berdasarkan proses atau Process-Driven.

Melakukan implementasi BPM berarti para pemangku kepentingan harus peduli terhadap aspek manajemen, termasuk proses bisnis yang ditetapkan oleh perusahaan. Semua pihak, termasuk tim manajemen wajib berkomitmen untuk menjalankan proses bisnis secara patuh. BPM akan memaksa seluruh pihak untuk menjalankan proses sesuai dengan ketentuan.

Tidak ada kesempatan untuk melakukan by pass terhadap sistem. Pada kondisi tertentu, orang-orang dalam perusahaan akan mengalami semacam culture shock denganmengimplementasikan BPM ini. Mereka akan dibiasakan dengan sebuah sistem yang transparan dan menuntut adanya kolaborasi antar pihak yang berkepentingan dalam sebuah proses.

Tidak peduli seberapa besar perusahaan yang akan melakukan implementasi BPM ini, mereka wajib untuk mematuhi kaidah aktivitas berbasis proses. Tidak ada jaminan kalau perusahaan besar bisa mengimplementasikan BPM secara mulus.

Diperlukan sebuah policy hingga pada tataran top management untuk memastikan bahwa semua pihak bisa menjalankan implementasi BPM ini. BPMS akan memudahkan manajemen dalam memantau pelaksanaan eksekusi proses bisnis. Tindakan sekecil dan secepat apapun akan dengan mudah dipantau dan ditelusuri oleh manajemen.

Kesiapan Teknologi

Teknologi sangat berperan dalam implementasi BPM. Ada tiga hal yang perlu diperhatikan, yaitu kesiapan infrastruktur perangkat keras, perangkat lunak, dan jaringan. Ketidaksiapan salah satu piranti dalam aspek teknologi akan mengurangi kenyamanan dalam penggunaan solusi BPMS ini.

Pemilihan perangkat keras dalam hal ini adalah komputer server yang sesuai dengan kebutuhan beban kerja. Secara umum parameternya adalah tipe processor, kapasitas RAM, sertapenggunaan SSD sebagai penyimpan data.

Penggantian infrastruktur jaringan juga perlu dipertimbangkan jika masih menggunakan teknologi lama yang tidak menyediakan akses kecepatan yang mumpuni. Aplikasi BPMS pada umumnya membutuhkan bandwith yang cukup besar agar bisa berjalan dengan lancar.

Penentuan aplikasi BPMS menjadi sebuah tantangan tersendiri, mengingat harga dan kapabilitas yang cukup beragam. Pemilihan tool BMS bisa didasarkan kepada kebutuhan perusahaan.

Pembentukan Tim Pengembang BPM

Diperlukan sebuah tim pengembang BPM agar dapat mengeksekusi jalannya implementasi BPM. Ada anggota yang menjadi Process Analyst, Process Developer, Business Administrator, Process Owner, dan Process Participant.

Process Analyst bertanggung jawab atasperencanaan dan dokumentasi proses bisnis. Selain itu juga mengidentifikasikan serta mendefinisikan Key Performance

Indicators (KPIs), Business Rule, dan integrasi layanan lainnya.

Process Developer mempunyai tugasmengimplementasikan proses bisnis yang telah dibuat oleh Process Analyst ke dalam sistem teknologi informasi yang bisa dieksekusi oleh BPMS. Aktivitasnya utamanya adalah menggambar diagram proses bisnis, antarmuka (form), data bisnis, serta aturan bisnis.

Business Administrator bertanggung jawabmengurusi keperluan infrastruktur yang digunakan untuk terlaksanakannya implementasi BPM mulai dari awal hingga akhir. Mempersiapkan juga keperluan untuk sosialisasi BPM kepada semua pihak.

Process Owner  adalah   pihak yang bertanggung jawab melakukan pengawasan atas pelaksanaan proses bisnis, melakukan perbaikan, serta mengambil tindakan yang diperlukan guna memastikan proses bisnis bisa dijalankan dengan baik.

Process Participant adalah semua pihakyang menggunakan aplikasi BPMS untuk menjalankan atau berpartisipasi dalam proses bisnis.

Siklus Pengembangan BPM

Untuk mengembangkan aplikasi BPM, maka diperlukan pengetahuan tentang metodologi BPM. Siklus pengembangan BPM dapat dijelaskan sebagai berikut:

• Design & Model -Melakukan identifikasi danpemodelan proses bisnis pada level atas serta mempelajari bagaimana proses bisnis nantinya

dijalankan. Pemodelan proses bisnis menggunakan visualisasi diagram.

• Development & Testing -Melengkapi prosesbisnis agar bisa dieksekusi oleh workflow engine serta menambahkan form maupun elemen lain sesuai dengan kebutuhan proses bisnis.

• Execution -Menjalankan proses bisnis secaraotomatis dan siap digunakan untuk berinteraksi antara partisipan dengan sistem.

Analyze & Optimize -Melakukan perbaikan secara berkelanjutan untuk memastikan bahwa proses bisnis selalu mengikuti kebutuhan bisnis terkini. Meningkatkan performa dari proses bisnis agar lebih efisien.

(DE)