Proses bisnis yang transparan akan membantu para pengelola bisnis dalam mengeksekusi kebijakan dan operasional perusahaan. Semua aktivitas akan dapat terpantau secara lebih cepat, detail, dan mudah. Dibutuhkan otomasi proses bisnis agar sistem manajemen menjadi benar-benar transparan.

Teknologi informasi inilah yang akan memegang peranan penting dalam memastikan otomasi proses bisnis bisa berjalan dengan baik. Transparansi proses dilakukan semenjak perencanaan hingga evaluasi.

Apakah perusahaan Anda sudah mempunyai proses bisnis ataukah sekedar Standart Operating Procedur (SOP) saja?

Apakah aktivitas yang dikerjakan di perusahaan Anda hanya didasarkan oleh faktor kebiasaan?

Apakah Anda merasa ada sebuah kerajaan dalam kerajaan bisnis Anda?

Apakah Anda menilai ada ruang gelap dalam jalannya operasional perusahaan?

Seandainya perusahaan sudah mempunyai proses bisnis, apakah proses bisnis sudah dijalankan dengan baik?

Bagaimana jalannya proses bisnis bisa dipantau dan diawasi?

Bagaimana cara Anda memantau jalannya proses bisnis?

Kapan terakhir proses bisnis diperbaiki?

Apakah semua pihak di perusahaan memahami proses bisnis yang transparankah proses bisnis di perusahaan Anda?           

Masih banyak pertanyaan yang bisa diajukan untuk menilai bagaimana proses bisnis direncanakan dibuat, dijalankan, dipantau, serta diperbaiki. Pemahaman tentang proses bisnis dalam kerangka kesuksesan perusahaan  sangat mempengaruhi bagaimana pengelola perusahaan menempatkan proses bisnis dalam tata kelola perusahaan.

Pengusaha yang peduli terhadap sisi manajemen sudah pasti menempatkan proses bisnis ke dalam prioritas tata kelola perusahaan bahkan semenjak awal bisnis dibentuk. Dalam Balanced Scorecard (BSC), proses bisnis dimasukkan ke dalam salah satu aspek yang perlu dikaji.

Proses bisnis akan mempengaruhi secara  keseluruhan bagaimana                operasional perusahaan dijalankan, yang pada akhirnya akan mampu menghasilkan solusi atau produk yang bisa memuaskan pelanggan.

Transparansi proses mutlak diperlukan dalam sebuah organisasi. Tak ada manfaatnya proses bisnis dibuat jika tidak bisa diakses, dipantau, ditelusuri, dikontrol, maupun diatur. Inilah yang dimaksud dengan     transparansi proses.

Dengan transparannya proses, maka seluruh pihak dalam stake-holder perusahaan akan merasa nyaman dalam menjalankan proses bisnis. Transparansi proses mencakup aspek perencanaan, implementasi, eksekusi, monitoring / pemantauan, dan perbaikan proses bisnis.

Transparansi Perencanaan                         

Perencanaan proses bisnis mesti mengacu kepada Business Value apa yang akan dicapai. Perlu dilakukan kajian yang mendalam dalam perencanaan proses bisnis. Proses bisnis bukanlah SOP yang berisi hanya deskripsi tentang rangkaian aktivitas semata. Semua pemangku kepentingan (stake-holder) perlu dilibatkan dalam perencanaan proses bisnis.

Transparansi, sebuah keterbukaan dan kemudahaan dalam pengumpulan informasi terkait dengan apa saja yang dibutuhkan untuk membentuk rangkaian aktivitas yang bernilai bisnis. Masing- masing pihak yang terlibat wajib untuk menyampaikan pendapat, saran, atau masukan agar memperoleh kualitas proses bisnis yang terbaik sesuai dengan kondisi bisnis saat itu.

Perencanaan proses bisnis tidak boleh didasarkan atas kepentingan personal atau sekelompok orang semata. Hal ini akan menyebabkan proses bisnis menjadi sebuah ‘pengetahuan yang tertutup’, seperti sebuah black-box.

Transparansi Implementasi

Implementasi proses bisnis ke dalam sebuah sistem yang terkomputerisasi perlu dilakukan secara kolaboratif antara pihak manajemen dan teknologi. Saat ini eranya proses bisnis perlu diotomasi, artinya eksekusi proses bisnis sudah melibatkan penggunaan teknologi informasi. Eksekusi proses bisnis secara manual sebenarnya akan mereduksi benefit dari proses bisnis itu sendiri.

Fase implementasi proses bisnis ini tidak boleh hanya dilakukan oleh orang- orang TI (Teknologi Informasi) saja, namun perlu pendampingan dari orang yang mengerti sisi manajemen sesuai dengan fungsional yang bersangkutan. Misal manajemen pemasaran, penjualan, pembelian, keuangan, akuntansi, produksi, inventori, dan lain sebagainya.

Transparansi Eksekusi

Para pihak yang berkepentingan untuk menjalankan atau terlibat dalam proses bisnis bisa secara langsung mengakses sistem dengan menggunakan mekanisme yang sederhana.

Pada perusahaan yang sudah menerapkan otomasi proses bisnis dengan menggunakan teknologi informasi, maka eksekusi proses bisnis bisa dilakukan melalui sebuah Process Portal. Karyawan maupun tim manajemen(Process Participant) dibekali dengan akses ke sistem yang bisa digunakan di beberapa platform, seperti komputer, mobile, maupun web.

Karyawan atau partisipan lain tidak perlu mendapat pelatihan tentang penggunaan Process Portal secara detail danmemberatkan. Sebagian besar aplikasi proses bisnis menyediakan sebuah User Interface atau antarmuka aplikasi yang sangat sederhana, sehingga mudah digunakan oleh pemakai awam sekalipun.

Mereka bisa menjalankan proses bisnis dan mengetahui bagaimana alur atau rangkaian aktivitas dalam proses tersebut secara mudah. Proses bisnis ditampilkan dalam visualisasi diagram, begitu sederhana namun sangat mudah dipahami.

Transparansi Monitoring

Proses bisnis yang sedang dieksekusi akan bisa dipantau oleh semua pihak yang terlibat, termasuk di dalamnya tim manajamen perusahaan. Hal ini akan bermanfaat dalam memperkuat kolaborasi antar elemen di perusahaan. Kecepatan dan efisiensi aktivitas dalam sebuah proses akan dapat ditingkatkan.

Gambar A menjelaskan bagaimanatransparannya proses bisnis dijalankan dengan menggunakan sebuah aplikasi BPMS (Business Process Management Suites). Visualisasi diagram sangat membantu untuk menelusuri bagaimana aliran sebuah proses terbentuk.

Dengan menggunakan pendekatan seperti ini, maka tidak ada lagi karyawan yang bertanya sampai di mana tahapan proses saat ini. Justru sebaliknya, partisipan yang terlibat dalam proses akan bisa saling mengingatkan partisipan lain agar segera merespon sebuah aktivitas proses.

Transparansi Perbaikan

Proses bisnis yang sudah ditetapkan dan dijalankan oleh perusahaan bisa diperbaiki atau direvisi sesuai dengan kebutuhan bisnis terkini. Proses perbaikan dilakukan dengan memperhatikan banyak aspek, mulai dari masukan para partisipan, informasi proses, analisis 4W-1H (What, When, Where, Who, dan How), Business Goal, keluhan pelanggan, dan aspek terkait lainnya.

Perbaikan proses bisnis pada dasarnya dilakukan untuk meningkatkan kualitas, efisiensi, dan kepuasan semua stake-holder yang terlibat, termasuk pihak luar seperti pemasok dan konsumen.

BPM sangat membantu perusahaan untuk memastikan transparansi aktivitas di setiap lini. Tidak ada lagi ruang gelap yang tidak diketahui oleh pengelola bisnis. Dengan terjaminnya transparansi proses, maka secara tidak langsung akan membuat semua pihak merasa nyaman dan aman.

Kebuntuan komunikasi dan koordinasi antar karyawan atau manajemen bisa dicegah dan dihentikan. Yang terjadi adalah sebaliknya, yaitu kolaborasi dan integritas sistem akan dapat ditingkatkan.

Bagaimana dengan perusahaan Anda?

(DE)