Setelah proses bisnis diimprovisasi atau diperbaiki, dan bahkan sudah diotomasikan, maka tantangan berikutnya siap menghadang, yaitu memastikan bahwa proses bisnis saat ini mesti bisa dioptimasi lagi sesuai perkembangan kondisi bisnis. Proses bisnis yang berjalan wajib dipantau, dimonitor, diawasi, dan dinilai dari waktu ke waktu. Fungsi pemantauan dan pengawasan ini bisa dilakukan secara maksimal jika menggunakan otomasi proses bisnis. Performa proses mesti bisa diukur dan dinilai, bagaimana mungkin perbaikan proses bisa dilakukan jika tidak ada sesuatu yang bisa diukur maupun dinilai baik secara kualitatif maupun kuantitatif.
Optimasi proses bisnis mengindikasikan sebuah tindakan perbaikan yang dilakukan secara terus menerus, tidak pernah berakhir. Siklus akan kembali menuju ke titik sebelumnya.
Untuk melakukan perbaikan berkelanjutan, maka ada beberapa hal yang wajib diperhatikan, yaitu:
- Mengukur performa terhadap proses yang sedang atau telah dijalankan berdasarkan matrik pengukuran yang ditentukan.
- Mengidentifikasikan masalah-masalah yang timbul serta melakukan tindakan perbaikannya.
- Memperbarui matrik performa dan target yang diperlukan.
Kesadaran bahwa tidak ada sesuatu yang statis akan memberikan pamahaman yang mudah bahwa proses mesti diperbaiki secara terus menerus.
Pembahasan tentang mekanisme manajemen perubahan (Change Management) pada BPM akan ditulis dalam artikel terpisah.
Implementasi BPM ke dunia nyata memerlukan persiapan dan upaya yang tidak ringan yang dilandasi oleh komitmen penuh mulai dari manajemen puncak, manajemen menengah, maupun karyawan. BPM akan memudahkan terlaksanakannya strategi eksekusi hingga level operasional. BPM dapat digunakan sebagai sarana untuk meningkatkan Business Maturity sebuah perusahaan menuju ke level yang lebih tinggi.
Hanya perusahaan yang mempunyai kesiapan visi dan misi serta komitmen luar biasa yang bisa mengimplementasikan BPM ini dengan sukses. Setiap perusahaan mempunyai kisah perjalanan dalam mengimplementasikan BPM. Banyak faktor yang mempengaruhi implementasi BPM ini dan sekali BPM bisa berjalan dengan sukses, maka perusahaan akan mendapatkan segudang benefit yang tidak pernah didapatkan sebelumnya.
Bergeraklah mulai dari sekarang, mumpung bisnis masih belum diliputi oleh keruwetan dan kesemrawutan operasional. Cukup banyak studi kasus yang bisa dijadikan referensi, betapa susah dan sulitnya melakukan implementasi di perusahaan yang sudah terlanjur membesar namun rapuh dan goyah pondasinya.
Salam
*) ditulis bertepatan pada hari ke-19/20 Ramadhan 1439 H
