Otomasi proses bisnis (Business Process Automation) merupakan kajian menarik terkait dengan implementasi eksekusi proses bisnis dengan menggunakan dukungan teknologi informasi. Pembahasan otomasi proses bisnis ini menggunakan sudut pandang berbeda jika dibandingkan dengan manajemen proses bisnis. Otomasi proses bisnis sangat membantu pengelolaan proses bisnis mulai dari perencanaan, pemodelan, pengeksekusian, pengawasan, penilaian, serta perbaikan.
Otomasi proses bisnis akan membawa benefit yang sangat besar jika proses yang akan diotomasikan tersebut telah melalui fase process improvement. Otomasi proses bisnis wajib menggunakan teknologi informasi yang memang memungkinkan dilakukannya otomasi proses bisnis. Otomasi proses bisnis ini juga dikenal dengan istilah workflow.
Otomasi proses bisnis pada dasarnya dimulai dengan munculnya sistem Enterprise Resource Planning (ERP) menjelang tahun 1990-an. Pada tahapan tersebut, fokus dari ERP itu sendiri sebenarnya pada pengintegrasian data yang dikelompokkan berdasarkan fungsi atau departemennya yang biasa disebut dengan modul. Terdapat modul keuangan, pembelian, penjualan, inventori, produksi, kontrol kualitas, pemasaran, aset, HRM, dan lain sebagainya. Fokus utama dari ERP adalah bagaimana menyatukan maupun menyajikan data maupun informasi di perusahaan secara cepat dan mudah. Otomasi proses bisnis yang terdapat di solusi ERP sangat terbatas.
Seiring dengan perkembangan teknologi informasi, maka ditemukanlah sebuah solusi yang bisa menyatukan antara aspek manajemen dan teknologi informasi guna menghadirkan pengalaman baru dalam melakukan otomasi proses bisnis secara lebih fleksibel dan mudah. Solusi tersebut dikenal dengan Business Process Management System/Suites (BPMS) yang berorientasi pada pendekatan proses. Dengan menggunakan BPMS, maka saat ini untuk melakukan otomasi proses bisnis sangat mudah sekali. Orang-orang yang mempunyai kompetensi di bidang manajemen bisa berkolaborasi dengan mudah dengan orang-orang yang bergerak di bidang Teknologi Informasi.
BPMS merupakan jenis standar sistem software atau aplikasi yang berorientasi otomasi proses bisnis. BPMS merupakan sebuah aplikasi atau tool yang mempunyai sangat banyak fitur dan fungsi agar otomasi proses bisnis bisa dijalankan dengan mudah dan sederhana. Setiap vendor atau penyedia BPMS ini mempunyai berbagai macam keunikan dan fitur spesifik yang akan membedakan dengan penyedia lainnya. Namun demikian, mereka menggunakan sebuah referensi standar yang sama. Untuk saat ini hampir mayoritas vendor BPMS di dunia menggunakan standar pemodelan proses bisnis BPMN 2.0 yang dikeluarkan oleh Open Management Group (OMG).
Secara umum, masing-masing BPMS walaupun dibuat oleh vendor yang berbeda, namun pada dasarnya minimal mempunyai fitur pokok seperti: pemodelan proses bisnis, pemodelan data, fitur pembuatan form, integrasi dengan sistem lain melalui layanan SOA, monitoring jalannya proses, pembuatan business rule, manajemen pemakai, workflow engine, event management, process repository, dan sejumlah fitur penting lainnya.
Penjelasan tentang sesi Process Automation ini akan diulas pada artikel terpisah.
RetGoo BPMS merupakan salah satu tool buatan asli Indonesia dari RetGoo Sentris Informa untuk memudahkan otomasi proses bisnis dengan menggunakan standar pemodelan proses bisnis BPMN 2.0.
