Implementasi BPM, Mulailah Sekarang dan Kemudian Lihatlah Perbedaannya – Bagian 5: Tantangan Fase Perbaikan

Implementasi BPM, Mulailah Sekarang dan Kemudian Lihatlah Perbedaannya – Bagian 5: Tantangan Fase Perbaikan

Tantangan

Di dalam fase perbaikan proses ini, perlu diperhatikan kendala-kendala yang biasanya menghambat atau bahkan kadang-kadang dapat menghalangi perbaikan proses. Berikut dijelaskan kendala beserta tindak pencegahannya agar perbaikan proses bisa dilakukan lebih baik lagi:

1 – Resistansi atau penolakan dari Karyawan

Pada umumnya, ada anggapan bahwa setiap perubahan atau perbaikan proses ini disebabkan oleh partisipan (karyawan) yang melakukan kesalahan saat mengeksekusi sebuah proses sebelumnya. Apalagi jika Business Maturity di perusahaan tersebut masih berada di level-1 atau 2. Mereka menilai terlalu subjektif, seakan-akan merekalah penyebab utama terjadinya kesalahan atau permasalahan. Hal ini tidak boleh dibiarkan, karena perusahaan tidak bisa berharap banyak apabila masih ada kesenjangan dan salah pemahaman akan konsep perbaikan proses saat proses yang baru dijalankan.

Diperlukan pemahaman dan edukasi tentang apa yang dimaksud dengan perbaikan proses. Bisa jadi pemicu perbaikan proses ini justru bukan dari karyawan, namun dari sisi perusahaannya sendiri yang tidak melakukan analisis dan desain proses dengan baik sebelumnya. Tidak menutup kemungkinan perlu diadakan semacam kegiatan Process Awareness yang ditujukan kepada karyawan untuk memberikan kesadaran betapa pentingnya perbaikan proses dilakukan secara berkelanjutan, lepas dari apa dan siapa pemicunya.

Sampaikan kepada karyawan, justru perbaikan proses ini akan membantu dan memudahkan mereka dalam menjalankan aktivitas. Perbaikan proses akan membantu perusahaan secara keseluruhan untuk tetap kompetitif dalam memenangkan persaingan maupun untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.

2 – Resistansi atau penolakan dari Manajemen

Tantangan berikutnya adalah adanya resistansi dari pihak manajemen saat implementasi perbaikan proses ini dijalankan. Perbaikan proses dalam sebuah perusahaan kadang-kadang akan melibatkan beberapa departemen atau divisi sekaligus. Salah satu prinsip dari proses bisnis ini adalah bersifat Cross-Functional, artinya bahwa eksekusi satu proses bisnis bisa dilakukan antar departemen yang berbeda.

Setiap perubahan satu proses bisnis, mesti mengikutsertakan pihak manajemen terkait dari beberapa departemen. Hal ini kadang-kadang tidak bisa dilakukan secara mudah jika orientasi dan tugas mereka masih disibukkan oleh urusan pekerjaan teknis. Apalagi jika kultur yang terbentuk di perusahaan benar-benar masih menganut sistem Business Function, dimana ada rivalitas antara satu departemen dengan departemen lain.

Kendala seperti ini sebaiknya diantisipasi jauh hari sebelum program perbaikan proses bisnis dilakukan. Bukan sekedar karyawan yang memerlukan Process Awarness, namun pihak manajemen pun juga wajib mendapatkannya. Para manajer sebaiknya diikutkan dalam program workshop terkait Business Process Management (BPM) yang berisi setidaknya membahas fundamental dan Process Improvement.

3 – Dukungan yang rendah dari Manajemen Puncak

Ada kalanya perbaikan proses bisnis yang hendak dijalankan kurang mendapatkan dukungan penuh dari pihak Top Management atau Business Owner. Hal ini menjadi tantangan tersendiri guna melakukan perbaikan proses secara keseluruhan. Mengingat pentingnya peranan dari manajemen puncak untuk memastikan bahwa setiap fase dalam perbaikan proses, maka mau tidak mau manajemen puncak mesti memberikan kemudahan dalam hal fasilitas, komunikasi, investasi, bahkan hingga ke leadership.

Manajemen puncak mesti memahami bahwa perbaikan proses merupakan bagian yang tidak dapat dipisahkan dari strategi pencapaian Operational Excellence sebuah perusahaan. Keterlibatan manajemen puncak dibutuhkan bahkan pada saat awal operasional bisnis dijalankan. Pemahaman bahwa proses mesti diperbaiki secara berkelanjutan merupakan bagian dari Organizational Process Leadership. Manajemen puncak wajib mendorong kebijakan perbaikan proses, menetapkan tujuan dan strategi perbaikan proses, mengomunikasikan perbaikan proses kepada seluruh stake-holder perusahaan, menyediakan sumber daya untuk peningkatan proses, mengordinasikan kegiatan perbaikan proses kepada pemangku kepentingan eksternal, serta melakukan evaluasi atas hasil perbaikan proses.

Peranan manajemen puncak sangat penting dan untuk itu, Process Awarenessmutlak wajib diikuti oleh level direksi maupun manajer umum. Edukasi yang sifatnya strategis akan membantu memudahkan para jajaran manajemen puncak untuk menyusun pondasi kebijakan terkait manajemen aktivitas secara menyeluruh.

Strategi implementasi proses bisnis baru

Setelah perbaikan proses bisnis dilakukan, tahapan berikutnya adalah memastikan bahwa proses bisnis baru tersebut bisa dieksekusi dengan baik sesuai harapan. Proses bisnis baru idealnya harus lebih baik lagi jika dibandingkan dengan yang lama, minimal bisa mempercepat jalannya proses dan mengurangi biaya dengan tetap mempertahankan kualitas dari keluaran yang dihasilkan.

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan agar jalannya proses bisnis yang baru dapat berjalan dengan baik, diantaranya:

1. Komunikasi

Lakukan komunikasi yang intensif dan berulang-ulang kepada semua pihak di perusahaan bahwa terdapat sejumlah proses bisnis yang baru hasil dari perbaikan atas proses bisnis lama. Sampaikan kepada setiap orang, baik itu tim manajemen, karyawan, atau siapapun yang nantinya terlibat di proses bisnis yang baru tersebut. Komunikasi bisa bersifat satu atau dua arah, tergantung kepada kebutuhan. Dapat memanfaatkan media flyer, papan pengumuman, baliho, spanduk, atau pun media lain yang dipasang di lingkungan perusahaan. Bisa juga membuat sticker yang ditempelkan di kendaraan, meja, dinding, pintu, dan seterusnya.

Komunikasi intens yang sifatnya dua arah juga bisa dilakukan dengan menggunakan teknologi informasi, misal email, saluran pesan elektronik di grup perusahaan (WA, Telegram, Viber, dst), atau bisa juga menggunakan media sosial resmi perusahaan. Pada prinsipnya, semua orang mesti mengetahui bahwa ada proses bisnis baru yang bisa jadi akan memerlukan dukungan semua pihak.

Sampaikan kepada mereka apa dasar atau pertimbangan mengapa dilakukan perbaikan proses bisnis tersebut. Analisis apa saja yang telah dibuat sebagai dasar perbaikan proses, dampak atau implikasi positif apa yang diharapkan dengan adanya perbaikan ini, pihak-pihak mana saja yang akan dibutuhkan dalam eksekusi proses bisnis yang baru, sumber daya apa saja yang diperlukan guna mendukung jalannya proses baru, kapan proses bisnis mulai ekfektif diberlakukan, persiapan apa yang mesti dibuat, dan masih banyak informasi yang perlu dikomunikasikan kepada mereka.

Bahkan jika proses bisnis baru tersebut berhubungan dengan pihak eksternal, entah itu pelanggan atau pemasok, maka wajib pula memberitahukan kepada mereka. Bisa jadi ada yang berubah terkait aliran proses, prosedur, instruksi kerja, kebijakan, atau aturan bisnis. Dengan demikian semua pihak akan mengetahui kalau ada proses bisnis baru yang lebih baik lagi dibandingkan sebelumnya.

2. Edukasi dan Kebiasaan

Setelah fase komunikasi dilakukan, maka tahapan berikutnya adalah memberikan edukasi yang lebih detail dan dalam terkait proses bisnis baru yang akan diberlakukan. Bentuk edukasi ini bisa berbagai cara, tergantung kepada kebiasaan yang berlaku di perusahaan. Pada prinsipnya, edukasi bertujuan untuk memberikan pemahaman dan pengetahuan yang lebih mendalam tentang proses baru, mulai kebijakan, ketentuan, aturan tentang proses bisnis, aliran proses, tata cara pelaksanaan proses bisnis, teknik pemecahan masalahan terkait eksekusi proses bisnis, dan beberapa materi lainnya.

Sampaikan pula tentang penyesuaian apa saja yang mesti dilakukan dari proses sebelumnya. Persamaan atau perbedaan apa saja antara proses bisnis lama dan baru, apa yang ditambah dan apa yang dihilangkan. Matrik perbandingan akan memudahkan pemahaman bagi partisipan yang telah terbiasa menjalankan proses bisnis lama.

Lakukan simulasi atau percobaan untuk menjalankan proses bisnis baru agar orang-orang yang terlibat menjadi lebih familiar atau terbiasa. Tentukan batasan waktu simulasi proses bisnis dijalankan, misal selama seminggu atau dua minggu dengan melibatkan semua pihak yang terkait dengan proses bisnis baru. Catat dan dokumentasikan apa-apa yang mereka lakukan guna keperluan analisis lebih lanjut. Amati dan perhatikan pola tindakan mereka saat mencoba menjalankan berbagai aktivitas setelah mendapatkan edukasi terkait teknis/praktis untuk mengeksekusi proses.

Berikan arahan atau bimbingan agar partisipan proses bisa mengerjakan aktivitas-aktivitas di proses dengan lebih maksimal. Jika ditemui ada partisipan yang kesulitan beradaptasi dengan perubahan proses bisnis, maka lakukan pelatihan lebih dalam dan fokus pada kesulitan yang dialami oleh partisipan tersebut.

3. Terapkan pada bagian yang dinilai telah siap

Jika fase edukasi telah selesai, maka selanjutnya proses bisnis telah siap untuk diberlakukan secara formal di perusahaan. Implementasi pelaksanaan eksekusi proses bisnis baru sebaiknya dilakukan pada bagian yang dinilai memang telah siap. Tidak perlu secara masif diterapkan menyeluruh di lingkungan perusahaan. Perbaikan proses bisnis yang dilakukan secara parsial, maka implementasi eksekusinya pun juga diterapkan secara parsial pula.

Penerapan proses bisnis baru yang sifatnya terbatas akan memudahkan untuk melakukan pengawasan dan pengendalian. Dengan demikian juga akan memudahkan penilaian serta evaluasi terhadap jalannya proses. Akan banyak data dan informasi yang bisa dikumpulkan yang selanjutnya dioleh menjadi pengetahuan terkait dampak dari perbaikan proses bisnis yang telah dilakukan.

Terkadang lingkungan yang menyertai jalannya proses bisnis antara simulai dan kondisi nyata tidak sama. Bisa jadi ada hambatan atau kendala yang lebih kompleks yang ditemui saat proses bisnis dijalankan di kondisi riil. Apapun kendala dan hambatan yang timbul saat proses dijalankan perlu dicatat dan dianalisis, tidak peduli besar atau kecil hambatan tersebut. Semua wajib ditelaah dan dianalisis guna dilakukan penyesuaian terhadap proses bisnis tersebut.

Setelah penyesuaian yang dilakukan dibagian sana-sini serta dinilai sudah layak untuk diterapkan secara formal, maka selanjutnya proses bisnis tersebut bisa dinyatakan berlaku secara penuh di lingkungan perusahaan. Semua orang yang terlibat dan membutuhkan proses tersebut bisa memanfaatkannya.