Implementasi BPM, Mulailah Sekarang dan Kemudian Lihatlah Perbedaannya – Bagian 3: Prinsip Proses Bisnis

Implementasi BPM, Mulailah Sekarang dan Kemudian Lihatlah Perbedaannya – Bagian 3: Prinsip Proses Bisnis

Prinsip Proses Bisnis

Prinsip 1 – Proses Bisnis merupakan Aset.

Proses bisnis merupakan pusat dari aktivitas operasional organisasi untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. Proses bisnis dapat dipandang sebagai aset perusahaan yang bersifat intangible atau tak berwujud. Sukses tidaknya operasional bisnis sebuah perusahaan tergantung kepada bagaimana proses bisnis didesain dan dieksekusi dengan baik.

Cukup banyak perusahaan yang melakukan investasi dalam rangka untuk memperbaiki proses bisnis agar lebih baik lagi dalam menghasilkan value sesuai ekspektasi pelanggan.

Prinsip 2 – Proses Bisnis semestinya dikelola.

Sebagai sebuah aset, proses bisnis wajib dikelola dengan baik dan benar oleh perusahaan. Pengelolaan proses bisnis ini meliputi pengawasan, pengendalian, pengukuran, dan analisis agar hasil atau keluaran dari proses bisnis terjaga mutunya demi kepuasan pelanggan. Proses bisnis yang dibiarkan tidak terurus akan menimbulkan kekacauan dan biaya tinggi.

Prinsip 3 – Proses Bisnis semestinya diperbaiki secara terus-menerus.

Proses bisnis sifatnya dinamis, artinya proses bisnis bisa jadi berubah menyesuaikan dengan perkembangan kondisi bisnis yang menyertainya. Proses bisnis yang baik harus mampu beradaptasi dengan setiap perubahan, baik yang disebabkan dari internal maupun eksternal.

Proses bisnis yang statis sepanjang masa tidaklah baik, organisasi terus bertumbuh, dan tentu saja proses-proses yang menyertainya pun juga wajib menyesuaikan. Perbaikan berkelanjutan mesti menjadi roh untuk selalu memperbaiki proses. Perbaikan ini merupakan aktvitas yang tidak pernah berakhir sepanjang perusahaan terus bertumbuh.

Prinsip 4 – Teknologi Informasi sebagai motor penggerak.

Penggunaan teknologi informasi terkini sangat diperlukan untuk memaksimalkan jalannya proses bisnis yang telah ditetapkan. Pemilihan teknologi yang mampu melakukan otomasi proses bisnis merupakan solusi tepat dan bijak agar jalannya proses bisa dipantau dan dikendalikan secara transparan serta mendukung kolaborasi antar partisipan yang terlibat dalam sebuah proses.

Teknologi informasi sudah semestinya membantu mewujudkan sebuah sistem yang transparan, kolaboratif, dan adaptif terhadap setiap perubahan yang ada.

Organisasi yang fokus kepada proses

Hampir mayoritas organisasi atau perusahaan lebih fokus kepada struktur fungsional. Hal ini berarti terjadi pengelompokkan atas fungsi-fungsi yang saling terkait satu sama lainnya ke dalam sebuah unit tertentu, misal departemen atau divisi. Contoh pengelompokkan fungsi tersebut antara lain akuntansi, human resources, customer service, produksi, gudang, dan lainnya.

Pendekatan pengelolaan operasional perusahaan dengan menggunakan konsep fungsional sudah tidak relevan lagi di zaman sekarang atau dengan kata lain bisa dikatakan merupakan manajemen tradisional. Pendekatan fungsional mengacu kepada struktur vertikal pada organisasinya.

Cukup banyak kekurangan yang dimiliki perusahaan yang menerapkan Business Function jika dibandingkan perusahaan yang berorientasi pada Business Process, diantaranya:

  • Struktur: perusahaan yang menerapkan Business Function struktur organisasinya cenderung disatukan ke dalam kelompok departemen atau fungsi. Sedangkan Business Process menerapkan sifat cross-functional antar bagian di perusahaan. Hal ini mengakibatkan eksekusi pekerjaan yang melibatkan beberapa bagian akan berjalan lebih cepat, transparan, dan efisien.
  • Aliran Kerja: pada perusahaan tradisional, aliran kerja tidak didefinisikan dengan baik. Mereka menerapkan konsep yang penting hasil dapat dicapai tanpa memperhatikan urutan aktivitasnya. Sedangkan perusahaan yang fokus pada proses, aliran atau urutan pekerjaan didefinisikan dengan baik dan transparan. Dengan pengelolaan proses, maka pekerjaan akan lebih mudah dijalankan tanpa timbul multi tafsir.
  • Akuntabilitas: akuntabilitas pada perusahaan tradisional biasanya menganut konsep top-down sesuai hirarki struktur organisasi yang dibuat. Garis tanggung jawab dimulai dari atas hingga ke bawah, perusahaan juga menerapkan jalur birokrasi yang cukup panjang untuk menangani sebuah pekerjaan. Sedangkan perusahaan berorientasi proses, akuntabilitas didelegasikan kepada Process Owner dan Process Participant. Hal ini akan berdampak pekerjaan yang dilakukan akan lebih cepat dan bersifat horizontal, melibatkan orang-orang antar fungsi atau departemen. Semua pihak yang terlibat walaupun berbeda departemen akan dapat mengakses proses secara transparan.
  • Batasan: perusahaan tradisional kental dengan urusan penyekatan pekerjaan. Satu departemen terkadang tertutup dalam menjalankan aktivitasnya dan tidak ingin diketahui oleh departemen yang lain. Hal ini tidak berlaku pada perusahaan yang fokus pada proses, mereka akan bekerja sama antar departemen untuk menjalankan sebuah proses secara terbuka dan menghilangkan batasan-batasan antar departemen.
  • Pengetahuan: pengetahuan biasanya terkonsentrasi dan terkonsentrasi pada perusahaan tradisional, kadang juga hanya mengandalkan kemampuan satu atau dua individu. Melalui BPM, pengetahuan didokumentasikan, dibagi, dan didistribusikan secara transparan ke orang-orang dalam perusahaan. Pengetahuan dikelola dengan lebih baik melalui Knowledge Management untuk memastikan aset intellectual property yang berharga dimiliki oleh perusahaan dan dapat diakses oleh orang-orang yang membutuhkannya.
  • Pengukuran: pengukuran performa di perusahaan tradisional dikelompokkan dan diatur pada level unit atau departemen serta biasanya menggunakan model Key Performance Indicator (KPI). Sedangkan perusahaan yang berorientasi proses, pengukuran performa organisasi diambil dan dimonitor pada level proses bisnis yang memuat dan menyediakan Leading, Proactive, dan Actionable Indicator dari sebuah trend di dalam bisnis.
  • Perbaikan: perbaikan performa yang dilakukan di perusahaan tradisional biasanya bersifat lokal dan dilakukan secara terisolir di unit pekerjaan tertentu. Sedangkan perusahaan yang menganut BPM, perbaikan performa dikelola sebagai serangkaian sistem bisnis yang berkelanjutan dan perbaikan tersebut dilakukan tanpa pernah berakhir.
  • Pelanggan: perusahaan tradisional biasanya fokus kepada tipe pelanggan eksternal saja, sedangkan pada perusahaan berorientasi proses menekankan kepuasan pelanggan baik internal maupun eksternal.
  • Standar Pemenuhan Aktivitas: standar pemenuhan (compliance) untuk manajemen aktivitas yang digunakan oleh perusahaan tradisional menggunakan Standard Operating Procedure (SOP) saja. Sedangkan perusahaan berorientasi proses, menekankan kepada proses bisnis yang lebih mudah dipahami antar fungsional di dalam perusahaan serta lebih cepat dibuat dan dikelola jika dibandingkan dengan SOP.
  • Strategi: pengeksekusian strategi yang telah ditetapkan biasanya lebih sulit untuk dilakukan pada perusahaan tradisional, hal ini disebabkan eksekusi bersifat lokal dan tidak terkait dengan unit atau departemen lainnya. Sedangkan perusahaan yang menganut BPM, eksekusi strategi jauh lebih mudah dilakukan. Semua pihak akan dilibatkan dalam mengeksekusi strategi secara cross-functional, melalui Value Chain yang diperlukan pada level operasional bisnis.