Empat tahapan utama bagaimana mengimplementasikan Business Process Management (BPM) secara maksimal bagi perusahaan Anda.

Jika Anda tidak terlalu yakin kalau top management perusahaan Anda belum memahami BPM dengan baik dan masih ada waktu untuk segera bereaksi sebelum semuanya terlambat, maka sebaiknya sampaikan ke Direktur atau Business Owner perusahaan Anda, kalau BPM maupun otomasinya saat ini begitu penting.

Apa yang mesti dilakukan untuk mengimplementasikan BPM di perusahaan agar dapat berjalan dengan baik? Apakah tidak semua implementasi BPM bisa dieksekusi dengan baik? Lantas faktor apa saja yang mempengaruhi implementasi BPM agar didapatkan hasil yang maksimal?

Tidak peduli seberapa besar ukuran bisnis perusahaan Anda, empat tahapan ini akan memandu Anda untuk memudahkan implementasi BPM.

1. UNDERSTANDING BPM

Jangan pernah menekan tombol “START-STOP ENGINE” jika Anda tidak pernah memahami bagaimana cara mengemudikan mobil dengan baik dan benar. Keselamatan nyawa Anda dan penumpang lain berada di ujung jari Anda!

Memahami BPM secara baik akan memudahkan dalam implementasi BPM secara praktis di perusahaan. BPM termasuk sesuatu yang masih baru dan terus mengalami perkembangan dari waktu ke waktu.

Terdapat cukup banyak definisi terkait BPM ini. Ada puluhan buku, paper, artikel, blog, bahkan konferensi yang membahas tentang BPM. Bagaimanapun juga cukup banyak orang yang berusaha untuk mendefinisikan BPM ini agar lebih mudah dipahami dan diimplementasikan ke dalam dunia praktis.

“Apa itu BPM?”

Sudut pandang terkait BPM ini cukup luas, sehingga dapat memunculkan berbagai macam pemahaman, baik itu terkait dengan disiplin ilmu tentang Process, Technology, maupun aspek Management. Pemahaman tentang BPM tergantung kepada siapa Anda bertanya. Jika pertanyaan tersebut diajukan kepada perusahaan penyedia teknologi informasi, maka definisi BPM akan lebih cenderung merupakan sebuah solusi teknologi dibandingkan dengan bisnis. Solusi teknologi yang dimaksud bisa jadi berupa sebuah aplikasi atau software.

Sebaliknya, jika pertanyaan tersebut disampaikan kepada konsultan manajemen, maka penjelasan tentang BPM akan membahas seputar pengelolaan atau perbaikan proses dalam sebuah organisasi.

Terdapat beberapa definisi BPM yang berasal dari berbagai sumber yang mengacu kepada beberapa konteks seperti bisnis, teknologi, manajemen, dan lain-lain.

Cambridge Dictionary Online: “(BPM adalah) pengembangan dan pengawasan untuk memastikan bahwa proses-proses yang digunakan dalam sebuah perusahaan, departemen, proyek, dll dapat berjalan secara efektif”. Definisi ini tidak membahas tentang efisiensi atau kualitas proses dan mengabaikan perbaikan proses.

Rummler dan Brache, Improving Performance: How to Manage the White Space in the Organization Chart: “(BPM adalah) sebuah manajemen pengaturan tahapan eksekusi bisnis untuk menghasilkan sebuah produk atau layanan”.

Smith and Fingar, BPM: The Third Wave: “(BPM adalah) manajemen dari rangkaian kegiatan yang lengkap, dinamis dan terkoordinasi untuk memberikan nilai kepada pelanggan”.

Martyn Ould, BPM: A Rigorous Approach: “(BPM adalah) manajemen dari serangkaian kegiatan yang koheren yang dilakukan secara berkelompok untuk mencapai sebuah tujuan”.

Marlon Dumas, et al., Fundamentals of BPM: “BPM adalah seni dan keilmuan untuk mengawasi bagaimana pekerjaan dibentuk di dalam organisasi dan memanfaatkan peluang peningkatan”.

IBM: “BPM merupakan disiplin yang memanfaatkan perangkat lunak dan layanan untuk memberikan visibilitas total ke dalam organisasi. Memetakan, mendokumentasikan, otomatisasi, dan perbaikan proses bisnis secara terus menerus untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya”.

Association for Information and Image Management: “BPM adalah cara untuk melihat dan kemudian mengontrol proses yang ada dalam suatu organisasi. Hal ini adalah sebuah metodologi yang efektif untuk digunakan pada saat krisis untuk memastikan bahwa proses-proses dapat berjalan secara efisien sehingga akan menjadikan organisasi menjadi lebih baik dan efisien.”

BPM Institute, “What is BPM Anyway? BPM Explained”: “(BPM adalah) proses pengelolaan proses bisnis Anda; disiplin manajemen; teknologi atau seperangkat teknologi; kerangka pengembangan aplikasi yang cepat. BPM adalah proses dan disiplin manajemen.”

Paul Harmon, 2005: “(BPM adalah) disiplin manajemen yang menitikberatkan pada perbaikan performa perusahaan melalui pengelolaan proses bisnis”.

Masih cukup banyak definisi terkait BPM yang bisa disajikan untuk memberikan pemahaman tentang istilah BPM ini. Namun demikian untuk merangkum tentang makna BPM ini bisa menggunakan definisi:

Business Process Management (BPM) merupakan sebuah disiplin yang melibatkan perpaduan antara pemodelan, otomasi, eksekusi, pengawasan, pengukuran, dan optimasi dari rangkaian aliran aktivitas bisnis untuk mendukung tercapainya tujuan perusahaan serta melibatkan seluruh karyawan, pelanggan, dan mitra.

Definisi tersebut disusun cukup singkat namun padat untuk memberikan gambaran secara utuh terkait dengan aspek bisnis dan teknologi. Terdapat beberapa penjelasan berdasarkan definisi yang telah disusun seperti di atas, yaitu:

• BPM merupakan sebuah disiplin: Sesuatu yang dapat dipraktekkan; BPM merupakan sesuatu yang dapat dikerjakan, bukan merupakan sesuatu yang dibeli dan dimiliki.
• Business bermakna menjadi “busy” atau terlibat dalam sebuah urusan yang berdampak kepada sesuatu yang bersifat komersial dan menghasilkan keuntungan. Sebuah bisnis dibangun untuk menghasilkan value yang dapat dinikmati oleh pelanggan.
• Proses berarti sebuah rangkaian aktivitas bisnis untuk meraih sebuah tujuan.
• Seseorang yang mengerjakan BPM harus mempertimbangkan suatu proses pada ruang lingkup pekerjaan bisnis yang saling terkait untuk memenuhi tujuan bisnis.
• Pemodelan berarti bahwa mereka terlibat dalam identifikasi, pendefinisian, dan membuat sebuah proses lengkap yang mudah dipahami oleh orang yang terlibat dalam proses tersebut.
• Otomasi mengacu kepada pengaturan pekerjaan atau aktivitas pada sebuah proses yang dilakukan oleh teknologi.
• Eksekusi berarti menjalankan proses termasuk di dalamnya adalah otomasi proses.
• Pengawasan bermakna memastikan bahwa aliran aktivitas yang dikerjakan pada proses telah sesuai dengan yang ditetapkan.
• Pengukuran berarti bahwa terdapat sebuah mekanisme untuk melakukan penilaian (kuantitatif) terhadap beberapa parameter bagaimana sebuah proses dijalankan dengan baik dan benar.
• Optimasi berarti melakukan upaya untuk memperbaiki kualitas proses yang telah dijalankan sesuai dengan konteks yang diinginkan, misal waktu, biaya, risiko, dll.