BIG SCALE OPERATION — 1

BIG SCALE OPERATION — 1

BIG SCALE OPERATION — 1

“Mantra Brutal Menuju Perjalanan Panjang Tak Berujung”

(bagian pertama, Why-What-Who)

Apa yang ada di benak Anda tak kala mendengar sebuah mantra yang semestinya akan membuat tidur Anda tak nyenyak, detak jantung makin tak beraturan, hembusan nafas ibarat knalpot motor anak jalanan, pandangan mata berkunang-kunang, jemari gemeteran?

Jika respon kebatinan dan psikologis yang muncul biasa-biasa saja, artinya Anda tak perlu buang-buang waktu lagi untuk meneruskan membaca tulisan ini. Masih banyak aktivitas lain yang mungkin membutuhkan perhatian Anda, semoga kita berjumpa di titik puncak sebuah kejayaan 😉


Big Scale, sesuatu yang tak biasa, sesuatu yang membutuhkan perhatian yang tidak biasa pula. Sebuah vektor yang akan menentukan arah pencapaian visi masa depan. Tak peduli siapa diri kita, dari mana berasal, status sosial apapun, pangkat dan kedudukan apapun, boleh dan berhak untuk menjadi besar! Besar karena bertumbuh secara natural dengan jalan dan cara yang benar, bukan karena karbitan ataupun faktor keberuntungan apalagi belas kasihan.

Big Scale Operation bermakna sebagai pengelolaan operasional sebuah organisasi dalam skala besar di semua sisi dan lini aktivitas, melibatkan ratusan hingga ribuan karyawan dan tim manajemen, mengorganisasikan ratusan dan ribuan jenis item barang pembentuk sebuah produk maupun layanan, memonitor ratusan hingga ribuan aktivitas harian hingga level detail, memelototi ratusan tabel angka dan grafik yang bergerak dalam hitungan detik dan menit, melakukan tindakan atas hasil evaluasi yang mesti diambil dalam skala cepat, mengordinasi dan mengolaborasikan ratusan proses yang saling terkait dengan banyak departemen dan unit bisnis lainnya perhari, memasang puluhan dan ratusan parameter yang mampu mendeteksi tindakan inefisiensi bahkan kecurangan korporasi, serta puluhan tantangan ekstrim brutal lainnya.

Jika Anda tak siap untuk bertumbuh menjadi besar, sebaiknya akhiri membaca tulisan ini. Hanya pebisnis yang telah siap dengan mindset menjadi yang terbesar yang rasanya mempunyai nyali untuk tetap mengikuti penggalan-penggalan catatan ini. Yakin ingin meneruskan? Jika tidak, sekali lagi, bolehlah Anda mencari bacaan-bacaan ringan yang tersedia di Medium.

Why?

Mengapa mesti mengajukan sebuah pertanyaan seperti ini? Mengapa “Why”? Bukankah masih ada beberapa pertanyaan yang bisa disajikan untuk membuka sebuah kisah?

Why” akan membongkar sebuah motivasi, meletakkan berbagai landasan, pijakan, serta pondasi sekaligus untuk sesuatu yang ingin dibangun serta direalisasikan. “Why” mengandung sebuah visi dan tujuan yang bermakna, bukan sekedar angan-angan apalagi mimpi orang-orang yang terlelap tidur tak bermakna. Temukan “the real Why” atau pun “Strong Why”, mengapa harus memilih Big Scale Operation?

Mengapa harus menjadi yang terbesar, bukan hanya sekedar besar yang biasa? Ini mesti clear and clean terlebih dahulu. Dalam konteks bisnis UKM, hampir sebagian besar pelaku bisnis masih bermasalah dengan “why” ini. Masih belum cukup jelas, mengapa ingin menjadi besar, apalagi yang terbesar. Mengapa ingin menjadi yang nomer satu? Bagaimana dengan cukup menjadi nomer dua, nomer sepuluh, atau bahkan nomer buncit? Apakah bisa ditoleransi? Apakah nomer dua masuk dalam kosakata kamus hidup Anda?

Why” ini merupakan ranahnya mindset, bermain dengan fantasi dan kreasi manusia guna memaksimalkan peran pengelolaan bumi sebagai mahkluk pemilih, mahkluk yang diberi kebebasan untuk menentukan apapun keinginannya. Mungkin hanya manusia saja, mahkluk yang diberi sebuah ‘panduan’ agar perjalanannya bisa selamat. Panduan mesti dibutuhkan pada sesuatu yang bersifat dinamis. Dan manusia ini termasuk golongan mahkluk bukan statis.

Ingin menjadi kaya? Ingin memiliki banyak harta? Ingin memiliki apapun yang diinginkan? ataukah ingin memperbaiki tatanan dunia menjadi tempat yang lebih baik lagi? Apapun motivasi yang terlahir, maka menjadi besar dan terbesar mestilah ditanamkan semenjak dini.

Hanya yang besar yang bisa mengubah dan mendominasi permainan. Tinggal silakan dipilih, permainan level apa yang diharapkan. Permainan level diri sendiri, level keluarga, level desa, level kota, level negara, level dunia, atau level alam semesta? Monggo, manusia diberi kesempatan untuk menembus segala penjuru bumi dan langit.

Membangun motivasi menjadi yang terbesar janganlah tanggung-tanggung, hidup di dunia cuma sekali. Tanamkan pemahaman mendasar ini pada pemikiran rasional dan spiritual. Menjalani hidup berarti harus siap membuat perbedaan sebuah tatanan.

Big Scale Operation harus menghasilkan sebuah diferensiasi ekstrim yang benar-benar bisa membuat perbedaan nyata, bukan hanya sekedar terlihat beda. Ada sesuatu yang bersifat fundamental yang akan membedakan antara produk maupun layanan hasil dari sistem operasional biasa dengan yang luar biasa. Pernah melihat kendaraan bemo ataupun Tesla? Kedua produk ini terlihat hampir sama, mempunyai roda, kursi, lampu, setir, bahkan warnanya pun juga sama-sama merah. Namun keduanya mempunyai fundamental kendaraan yang sangat berbeda. Satunya bisa jalan dengan baik kalau ada sopir yang ahli mengendarai bemo, yang satunya mungkin tak diperlukan sopir yang punya skil mengendarai dengan mumpuni. Bahkan pengemudi Tesla bisa mengendari mobil sambil berkaraoke, tak perlu pegang setir, cukup pegang microphone 🙂

Siap membuat perbedaan nyata? Jika iya, berarti Anda segera memasuki tantangan baru, kondisi yang membuat adrenalin Anda terus berproduksi tiap detik. Mau tak mau, suka tak suka, Big Scale Operation mesti Anda terima dengan senang hati.

Pengalaman

Semua customer yang kami tangani otomasi proses bisnisnya mempunyai keinginan yang sama, bertumbuh menjadi lebih besar lagi, bahkan ingin menjadi yang terbesar di industrinya. Beberapa diantaranya bahkan telah siap secara mentalitas dan memahami konsekuensi atau dampak logis atas keputusannya untuk menjadi yang terbesar. Mereka memahami dengan sangat baik visi menjadi terbesar, memahami juga apa yang dimaksud dengan ‘pengorbanan’, memahami bahwa menjadi terbesar memerlukan sebuah tahapan maupun proses, memahami tidak ada sesuatu yang bisa dicapai secara instan atau karbitan.

Ada juga yang sebenarnya tidak paham apa itu menjadi besar, apalagi terbesar. Ingin menjadi besar hanya gara-gara keinginan nafsu, nafsu yang tak terkelola dengan benar, nafsu ingin menguasai sesuatu namun lemah pemahaman. Nafsu menjadi terbesar sangat menggolora, namun miskin ilmu, miskin usaha, miskin pengorbanan. Kata orang Jawa, nafsu gede, tenaga cilik!

Yang paling parah adalah jika bersua dengan pemilik usaha yang sekaligus sebagai penanggung jawab jalannya bisnis, menginginkan perusahaannya menjadi yang terbesar hanya gara-gara mengikuti tren atau membuat bisnis ikut-ikutan saja. Kemana arah angin mengalir, ke sanalah dia menuju. Sibuk ke sana kemari untuk mencari sesuatu yang bisa di-benchmarking. Bagaimana mungkin menjadi yang terbesar dengan cara memupuk mental follower!

Menjadi terbesar mesti mempunyai visi menjadi market leader, kalaupun toh memerlukan pembanding, maka itu merupakan bagian dari sebuah objective(tujuan jangka pendek), bukan sebagai tujuan akhir. Hanya untuk keperluan menapaki satu atau dua tangga saja, dari ratusan atau ribuan tangga menuju ke status terbesar.

Saya masih ingat betul, tahun 2015 mendapat kepercayaan dari salah satu perusahaan yang cukup besar di salah satu kota di Jawa Timur untuk membantu otomasi proses bisnisnya. Pengalaman pertama kami membangun perusahaan untuk memberikan layanan otomasi proses bisnis langsung dihadapkan dengan tantangan yang bisa dibilang mengerikan. Kami tak mempunyai pengalaman apapun sebelumnya, kami masih kanak-kanak, fresh graduate, dan langsung berhadapan dengan calon pelanggan yang sudah beroperasi dengan omzet Rp 600M. Bisa dibayangkan adrenalin jenis apa yang mesti dikeluarkan untuk menghadapi tantangan seperti ini.

Bayangan akan terjadinya kekacauan, kesemrawutan, suasana berantakan, tekanan siang-malam, dan situasi mengerikan lainnya langsung memenuhi otak kami. Ambil atau tidak? Sekarang atau kesempatan lenyap? Mau menderita atau tidak? Mau membuat perbedaan atau tidak!

Deal…. hanya itu yang ada di dalam kamus bisnis kami, tak ada satu lembar kamus yang berisi kosakata ragu-ragu, sulit, atau mustahil!

Akhirnya kesepakatan pun terjadi dan masuk daftar sejarah perusahaan kami sebagai pekerjaan dan proyek pertama. Kegilaan diperlukan untuk membuat sebuah perbedaan. Orang gila jumlahnya sangat sedikit, begitu pula dengan orang sukses, jumlahnya pun tak banyak. Ungkapan sederhana itu yang menjadi pegangan saya.

Ada satu pernyataan dan keinginan yang masih saya ingat betul dari beberapa orang di perusahaan tersebut, “Mas Dony, kami ingin perusahaan ini suatu saat menjadi perusahaan publik. Perusahaan yang bisa listing di bursa efek, mohon bantuannya yah sebisa mungkin sesuai kompetensi yang dimiliki perusahaan mas Dony.”

Permintaan yang mengada-ada ataukah hanya sekedar lips service sebagai bagian dari proses tawar-menawar harga? hehehe…

Mengingat saat itu layanan otomasi proses bisnis masih dianggap sebagai sesuatu yang baru bagi hampir mayoritas pelaku bisnis korporasi, maka kesempatan yang diberikan Tuhan saya anggap sebagai sebuah pintu ‘pembuka’ untuk berperan lebih besar dalam menciptakan sebuah perbedaan. Tak peduli apapun konsekuensinya, project mesti diambil.

Sebuah keputusan yang beresiko sangat tinggi, memberikan layanan otomasi proses bisnis dengan menggunakan tool solusi BPMS buatan sendiri yang berumur baru beberapa bulan, disaat cukup banyak solusi dari luar negeri yang siap digunakan. Antara gila dan nekat bedanya sangat tipis!

Tugas terberat kami justru dimulai saat bisnis mulai menghasilkan uang, monetizing pertama begitu menantang. Ibarat petinju, masuk ring pertama kali langsung berhadapan dengan lawan kelas berat.

Dan saya akhirnya menyadari, bahwa keinginan first customer tersebut ternyata benar-benar terealisasi. Akhir tahun 2017 saya mendapatkan kabar kalau audit guna keperluan proses listing di bursa efek mulai dilakukan, hingga pada akhirnya bisa melaksanakan IPO (Initial Public Offering) pada bulan Mei 2018 dengan harga penawaran umum di kisaran Rp800 s/d Rp 1100/saham. Ada sekitar 857,14 juta saham baru atau setara 30% dari total modal yang ditempatkan dan disetor.

Banyak yang mesti disiapkan dan semua harus dilakukan secara bersamaan serta cepat. Tugas kami memastikan bahwa sistem bisa menghasilkan berbagai laporan yang dibutuhkan guna keperluan proses audit. Ada penyesuaian di beberapa proses bisnis, format laporan, dan mesti merapikan data-data yang tidak konsisten. Standby dalam kurun waktu 24/7 jika diperlukan support kelas VVIP. Negosiasi harga lagi? ah… itu bukan tipikal permainan kami yang memanfaatkan kepanikan pelanggan untuk kepentingan diri. Kamus kami hanya ada kosakata dan ungkapan customer satisfaction first.

Melelahkan sekaligus membahagiakan membersamai mereka selama bertahun-tahun, mulai bersama-sama duduk satu meja, melakukan diskusi, brainstorming, implementasi, tertawa, dan terkadang juga duka serta teriakan-teriakan. Semua terkumpul jadi satu, lelah yang tak melelahkan, capek yang tak mencapekkan, bahagia yang tak membuat terlena.

Apa yang bisa dipelajari dari pengalaman relasi satu customer ini saja? Sangat banyak, tak mungkin bisa dijelaskan di sini semuanya. Kata orang-orang sekarang, ini bukan sekedar pengalaman daging, namun pengalaman DNA. Saya belajar banyak hal, bagaimana mempersiapkan segala sesuatunya dalam konsep Big Scale Operation secara nyata! Bukan sekedar teori lagi.

Menjadi besar apalagi yang terbesar, tidak bisa dilakukan hanya dengan keinginan atau impian semata. Apa dikira setelah menuliskan pernyataan visi perusahaan ingin menjadi yang terbesar di sebuah segmen tertentu lantas langsung terwujud? Kata orang, “kok nyimut (Jawa; enak) tenan”. Bahkan Tuhanpun mengirimkan sebuah pesan yang jelas bagi seseorang yang mempunyai sebuah keinginan.

“Apakah manusia itu mengira bahwa mereka dibiarkan saja mengatakan “Kami telah beriman “ sedang mereka tidak diuji lagi? Dan sesungguhnya Kami telah menguji orang-orang sebelum mereka, maka sesungguhnya Allah mengetahui orang-orang yang benar dan sesungguhya Dia mengetahui orang-orang yang dusta. (Q.S. Al Ankabut : 2).

Apakah perjalanan pengalaman mempelajari bagaimana perusahan-perusahaan besar memainkan Big Scale Operation berhenti di customerpertama? Tidak, perjalanan masih cukup panjang dengan berbagai karakter dan pengalaman unik lainnya.

Customer kedua, ketiga, keempat, dan seterusnya menyisir ke perusahaan-perusahaan besar lainnya. Tak ada pengalaman berinteraksi dengan banyak perusahaan besar sebelumnya bukan berarti tak boleh untuk bertumbuh. Menjadi besar mesti butuh upaya yang besar pula.

Membantu terlibat di proyek otomasi proses bisnis di beberapa perusahaan besar sangat membantu menambah pengalaman dan pelajaran yang suatu saat akan dibutuhkan di perjalanan masa depan. Berteman dengan para manajer, direksi, bahkan business owner perusahaan besar memang cukup bermanfaat, namun bukan sekedar pertemanan saja. Kalau sekedar berteman, mungkin cukup menjadi teman ngopi saja.

Yang sangat dibutuhkan adalah insight dan bagaimana mereka memainkan serta mengeksekusi strategi di Big Scale Operation hingga bisa menjadi lebih besar dan besar lagi. Mendampingi mereka selama berbulan-bulan mulai dari level manajemen bawah hingga puncak cukup memberikan gambaran bagaimana strategi dan taktik disusun, bagaimana memobilisasi berbagai sumber daya yang dimiliki agar sejalan dengan visi perusahaan. Bertumbuh dan membesar sangat terasa di semua lapisan struktur organisasi.

Mereka sangat ingin menguasai pasar di sektor industri masing-masing, menjadi pemimpin, menjadi yang pertama, menjadi penentu, bahkan kadang-kadang tak ingin menyisakan kue seirispun untuk dinikmati pemain lainnya. Determinasi yang luar biasa sangat mewarnai bagaimana bisnis dijalankan. Semua pihak bekerja keras untuk kemajuan perusahaan, menjadi sebuah keluarga besar yang saling bahu membahu dalam ikatan visi perusahaan yang besar.

Bisnis mestilah dimiliki dan dijalankan dengan berjamaah dan berada dalam budaya bertumbuh serta berkompetisi secara sehat. Perusahaan besar menginginkan dirinya menjadi daya tarik bagi banyak orang untuk masuk dan menjadi bagian keluarga besar. Tentu saja, cita-cita terbesar mereka adalah menjadi perusahaan terbuka yang bisa dimiliki oleh banyak pihak. Semua sudah harus transparan sejak dini, tak ada ruang bagi sebuah sistem yang tertutup.

Bagaimana dengan faktor “Why” para pelaku bisnis UKM?

Nah, ini menjadi sebuah kajian yang menarik untuk dikupas dan ditelanjangi secara detail dan terperinci satu per satu. Memang terdapat perbedaan yang cukup signifikan antara become big and bigger mindset antara perusahaan besar dan UKM. Kalau sekedar keinginan untuk menjadi besar, keduanya sama. Perbedaan mereka ada pada strategi dan eksekusi yang dilakukan.

Pemahaman dan pengetahuan know how dari Big Scale Operation ini akan coba diulas di sesi terakhir dari tulisan ini, sehingga setidaknya pelaku bisnis UKM bisa menyiapkan landasan strategi dan ekskusi Big Scale Operationsesuai dengan kondisi terkini masing-masing.

Masih cukup banyak pelaku UKM yang memahami menjadi besar hanya dilihat dari sisi yang sempit, yaitu bagaimana caranya menaikan omzet penjualan, titik.

Karena yang dimaknai dan menjadi fokus utama adalah bagaimana cara menaikkan omzet penjualan, maka itulah yang pada akhirnya menjadi DNA dalam berbisnis. Apapun strategi dan taktis eksekusi, maka harus berimbas pada pengingkatan omzet penjualan. Orang-orang yang berada di departemen atau fungsi penjualan maupun pemasaran mendapatkan keistimewaan yang berlebihan dan tentu saja hal ini tidak tepat.

Bagi pelaku UKM, alasan mengapa menjadi besar dimaknai sebagai cara untuk memperbanyak penjualan yang akan mendatangkan banyak uang. Begitu penjualan banyak, maka uangpun akan banyak terkumpul, dan itulah yang dinamakan bisnis besar. Bisnis besar adalah bisnis yang mendatangkan banyak uang dan itu hanya bisa didapatkan dari aktivitas penjualan.

Apakah pertimbangan ini salah? Tentu saja tidak, bahkan benar. Lantas apakah ada potensi logical fallacy (kesalahan logika) terkait dengan pernyataan tersebut? Yup, cukup banyak jebakan yang terkandung dari faktor “why” yang kebanyakan dianut oleh pelaku UKM jika strategi tersebut dijalankan tanpa dasar pengetahuan maupun keilmuan dalam Big Scale Operation.

Kebanyakan pelaku UKM menginginkan bisnisnya bertumbuh dan membesar yang pada ujungnya adalah demi kepemilikan yang sifatnya permanen, bisnis dipandang sebagai sesuatu yang mesti atau wajib dimiliki sendiri alias to be owned. Filosofi seperti ini akan mempengaruhi bagaimana cara menentukan strategi dan eksekusi dalam beroperasi skala besar. Memandang bisnis sebagai sebuah kerajaan tidaklah salah, namun faktanya, sangat jarang perusahaan besar yang dioperasikan seperti sebuah kerajaan.

Mindset mengoperasikan bisnis dalam skala besar dengan konsep kerajaan akan sangat merepotkan dan justru menimbulkan kekacauan. Baik strategi scale-up bisnis vertikal maupun horizontal dibutuhkan sebuah sistem yang transparan, mudah diakses, dijangkau, ditelusuri, dan tentu saja akuntabilitas terjamin. Pelaku UKM menginginkan bertransformasi menjadi perusahaan besar, namun mindsetnya masih dihinggapi dengan sebuah konsep yang sama sekali bertentangan dengan konsep pengelolaan bisnis skala besar.

Pelaku UKM terbiasa dengan sesuatu yang serba instan dan praktis, tidak mau ribet serta tak memahami dengan baik apa yang dimaksud dengan manajemen risiko. Aktivitas analisis dan sintesis terhadap sesuatu hal dinilai menjadi sesuatu yang terlalu merepotkan, buang-buang waktu dan energi. Tak mau memahami apa yang dimaksud dengan proses. Ingin mengetahui apa penyebab utama dari perilaku seperti ini? Mayoritas mereka lahir dari situasi atau pengalaman yang mengedepankan jualan atau pedagang jangka pendek.

Transaksi mesti terjadi seketika, tidak butuh proses yang panjang. Terbiasa menerima uang secara cepat dan kadang juga instan. Perilaku seperti ini secara tidak langsung akan terbawa dan menjadi sebuah DNA yang agak sulit diubah. Sebuah tugas yang cukup berat mengubah konsep mengelola bisnis dari pedang menjadi korporasi. Butuh penanganan dan tindakan khusus agar pelaku UKM bisa memahami makna pengelolaan bisnis seperti korporasi yang sesungguhnya.

What?

Lantas apa sesungguhnya yang dimaksud dengan Big Scale Operationtersebut? Mengapa diperlukan? Benefit apa yang diperoleh? Apa korelasinya dengan proses Scale-Up bisnis baik secara vertikal maupun horizontal? Apakah pelaku UKM perlu mempersiapkan strategi serta eksekusi Big Scale Operation ini?

Sebenarnya masih banyak pertanyaan terkait dengan apa yang mesti dipahami tentang Big Scale Operation ini. Scale-up suatu bisnis berarti melipatgandakan segala sesuatunya dari semua sisi dan lini. Memperbesar skala kapabilitas dan kapasitas sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan, termasuk juga risiko serta peluangnya. Dengan demikian scale-up tidak bisa hanya fokus pada satu hal saja dengan menyepelekan hal yang lain. Scale-upmesti dilakukan secara bersamaan. Scale-up bukan sekedar urusan memperbanyak dan menambah sumber daya saja, namun juga perkara meningkatkan efisiensi.

Pernahkah berada di kondisi sumber daya meningkat, namun persoalan pun juga meningkat? Karyawan bertambah, outlet bertambah, aset bertambah, mesin bertambah, penjualan bertambah, namun permasalahan juga meningkat, kebocoran ikut bertambah, biaya tambah membengkak, gejolak dan konflik internal meningkat, dan komplain pelanggan pun datang bertubi-tubi. Stres dan rasa sakit akibat ‘kecelakaan’ pun tak bisa dihindari.

Big Scale Operation meliputi semua lini mulai dari pemasaran, penjualan, pembelian, logistik, produksi, distribusi, kontrol kualitas, servis, audit, keuangan, riset dan pengembangan, pengelolaan aset, manajemen infrastruktur, pencatatan, manajemen proses, dan aktivitas-aktivitas lainnya. Big Scale Operation tidak bisa berdiri sendiri dan juga memerlukan perencanaan yang baik.

Tantangan terbesar perusahaan dalam melakukan scale-up bisnis adalah mengelola aktivitas operasional harian yang kompleks dan terkadang berpotensi menimbulkan chaos atau kekacauan. Ada perbedaan mendasar antara mengelola aktivitas di skala kecil dan besar, yaitu penggunaan sumber daya serta memperhatikan tingkat efisiensinya.

Cara mengelola aktivitas pada level skala kecil tentu saja tidak sama dengan skala besar, walaupun bisa jadi tahapan aktivitasnya terlihat sama. Big Scale Operation memberikan pemahaman bahwa tingkat frekuensi, intensitas, dan kapasitas dari sisi operasional yang dibutuhkan juga dalam skala besar. Jumlah kebutuhan suatu barang yang diperlukan dalam proses produksi saat beroperasi dalam skala kecil mungkin tidak lebih dari 20 kg, namun jika beroperasi dalam skala besar, bisa jadi lebih dari 20.000 kg. Apakah sama cara pengelolaan aktivitas atau proses pengadaan barang antara 20 kg dengan 20.000 kg? Tentu tidak sama bukan.

Big Scale Operation dipicu saat terjadi sebuah pertumbuhan bisnis yang menunjukkan angka cukup signifikan, bukan sekedar 2x lipat, namun bisa mencapai 5x atau lebih. Kebutuhan tenaga kerja baru sudah tidak bisa ditawar-tawar lagi, bukan hanya menambah satu atau dua orang saja, namun sampai 100% atau lebih dari jumlah karyawan yang ada. Jumlah pemasok yang eksisting tidak bisa diandalkan lagi, mesti mencari dan terus mencari pemasok baru. Gudang tidak lagi cukup untuk sekedar menyimpan barang yang sifatnya transit sementara, apalagi untuk menampung persediaan guna keperluan penyangga.

Perencanaan produksi sudah tidak bisa lagi dilakukan dalam jangka waktu harian apalagi mendadak, mesti direncanakan jauh-jauh hari sebelumnya. Distribusi barang pun sudah melibatkan puluhan bahkan ratusan armada yang perlu perencanaan matang, yang tersebar hingga puluhan serta ratusan kota/kabupaten di berbagai belahan pulau.

Kebutuhan uang cash tiap bulan pun juga mulai bertambah, tagihan maupun kewajiban tumbuh beriringan, penjualan dan kebutuhan pengadaan barang mengalami kenaikan signifikan. Pembukaan cabang atau outlet secara masif akan otomatis meningkatkan skala operasional.

Parameter atau indikasi-indikasi tersebut perlu diwaspadai dan ditelaah dengan bijak. Jangan terlalu senang apalagi berpuas diri melihat indikasi pertumbuhan bisnis yang cepat. Justru ini wajib diperhatikan, ada sesuatu yang menyimpan potensi risiko seiring dengan pertumbuhan bisnis, apalagi jika kenaikannya sangat drastis.

Karakteristik pertumbuhan bisnis yang demikian ini mesti diikuti dengan perencanaan operasional bisnis yang lebih baik lagi, sudah tidak bisa menggunakan metode atau strategi seperti saat bisnis beroperasi di skala kecil. Setiap tahapan pertumbuhan bisnis harus disertai dengan perubahan strategi sesuai dengan kondisi bisnis saat itu.

Cara mengelola pada level operasional juga wajib disesuaikan, sebagai contoh, pada saat bisnis beroperasi pada skala kecil, kompetensi dan skil karyawan tidak begitu diperhatikan. Proses atau prosedur yang diterapkan juga tidak begitu standar, masih banyak penyimpangan atau ketidakpatuhan terhadap sebuah standar. Kualitas produk maupun jasa tidak menjadi bagian terpenting dalam delivery. Keluhan pelanggan juga tidak terlalu ditindaklanjuti secara serius. Hal itu semua, tidak bisa dibiarkan jika beroperasi di skala besar. Ada sebuah kebijakan, ketentuan, dan aturan operasional yang mesti dijalani, begitu dilanggar maka ada sebuah tindakan yang wajib dieksekusi.

Big Scale Operation mengacu kepada implementasi dari Process Excellence, dimana segala upaya akan ditempuh agar perusahaan bisa menghasilkan sebuah produk atau layanan yang bermutu prima dalam skala besar. Strategi penyusunan Big Scale Operation yang tepat akan membantu perusahaan mengurangi atau bahkan meniadakan keruwetan operasional bisnis dan pada akhirnya mendapatkan efisiensi tertinggi yang berimbas pada pengurangan biaya yang timbul dari aktivitas operasional.

Pertanyaan menarik yang bisa diajukan adalah, apakah pelaku UKM yang baru akan melakukan scale-up perlu mengimplementasikan Big Scale Operation? Jawaban dikembalikan kepada nalar dan intuisi masing-masing pelaku UKM. Ada pepatah bijak yang bisa dijadikan pijakan untuk menjawab pertanyaan tersebut, sediakan payung sebelum hujan datang.

“Tindakan preventif akan lebih bermanfaat jika dibandingkan dengan korektif. Biaya yang dikeluarkan aksi korektif biasanya lebih besar jika dibandingkan dengan preventif.”


Who?

Siapa saja yang perlu diajak berdiskusi serta mempersiapkan Big Scale Operation ini? Jawabannya cukup banyak, namun yang jelas pihak internal dan eksternal perusahaan wajib dilibatkan. Siapa pun yang terikat dengan bisnis mesti memahami bahwa mengelola perusahaan di level skala besar pastilah memerlukan perhatian yang lebih daripada skala kecil.

Risiko yang ditimbulkan dari aktivitas pengelolaan bisnis dalam skala besar tidak bisa dilihat sebelah mata, sekali melakukan kesalahan, bisa terbayang berapa kerugian material maupun immaterial yang timbul. Probabilitas munculnya kesalahan bisa bernilai 0 sampai 1, artinya, perusahaan yang beroperasi di skala besar pun tak luput dari potensi kerugian.

Perusahaan yang sudah menerapkan Big Scale Operation tidak bisa bermain-main lagi, semua harus tertata rapi dan berupaya menjadi market leader. Budaya melakukan inovasi tiada henti merupakan roh dari kultur perusahaan yang baik. Apa jadinya jika bagian riset dan pengembangan produk atau layanan berhenti melakukan inovasi? Bisa jadi seketika itu juga akan dilahap habis oleh kompetitor yang gesit dan mempunyai determinasi luar biasa.

Apa yang bakalan terjadi jika koordinasi dan komunikasi antar orang di perusahaan yang beroperasi di skala besar sangat lambat dan terlalu birokratis apalagi tidak transparan? Bisa jadi kekacauan dan konflik akan mudah timbul.

Apa yang akan bisa dibayangkan seandainya penilaian performa atas kinerja orang-orang dalam perusahaan yang beroperasi di skala besar dilakukan tidak secara objektif berdasarkan data dan informasi nyata? Kemungkinan terjadinya sekat psikologis dan kondisi tak kondusif makin besar.

Apa yang terjadi saat para pemasok eksternal tidak bisa memenuhi kebutuhan baik dari spesifikasi, jumlah, waktu, dan biaya dari perusahaan yang beroperasi di skala besar? Berantakan bukan.

Apa akibatnya jika tiap keluhan pelanggan diabaikan begitu saja tanpa adanya upaya-upaya perbaikan? Mereka akan pindah ke kompetitor seketika itu juga.

Apa yang terjadi saat pihak regulator tidak mendukung ekspansi perusahaan yang ingin mengembangkan bisnisnya lebih besar lagi?

Mengerikan bukan apabila strategi Big Scale Operation tidak mendapat dukungan dari semua pihak, baik internal maupun eksternal. Jadi dengan demikian, keterlibatan semua pihak wajib diperlukan. Tidak boleh satu bagian pun yang tidak mendukung aktivitas di operasional bisnis skala besar.


How?

Nah, ini bagian yang cukup menarik untuk diikuti, yaitu bagaimana mempersiapkan Big Scale Operation, khususnya bagi pelaku UKM. Setiap perusahaan mempunyai perjalanan dan kisah yang unik dan berbeda dengan yang lainnya. Know how ini ibarat merangkum berbagai kisah perjalanan perusahaan yang saat ini telah melakukan operasional bisnis di skala besar.

InsyaAllah how-to implementasi persiapan Big Scale Operation baik dari strategi, eksekusi beserta tipsnya bisa diikuti di artikel berikutnya BIG SCALE OPERATION — 2.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

%d bloggers like this: