Beberapa kali pertemuan dengan tim manajemen di perusahaan besar, saya mendapatkan cukup banyak pemahaman dan pengetahuan baru terkait dengan definisi Proses Bisnis dan SOP (Standard Operating Procedure) beserta implementasinya.

Rupanya ada hal-hal yang menarik dalam memahami apa itu Proses Bisnis dan SOP. Beberapa kalangan menganggap bahwa Proses Bisnis itu sama dengan SOP, ada juga yang menyampaikan bahwa Proses Bisnis itu bagian dari SOP. Tak ketinggalan pula, ada pendapat yang mengutarakan bahwa SOP merupakan turunan dari Proses.

Nah, definisi yang beraneka ragam tersebut biasanya bersumber dari siapa yang mengedukasi sebelumnya. Ada pemahaman yang berasal dari bangku kuliah, pelatihan, konsultan, pengalaman project sebelumnya, medsos, artikel, dan seterusnya.

Proses Bisnis dan SOP mempunyai persamaan sekaligus perbedaan. Secara umum, persamaan antara Proses Bisnis dan SOP adalah sama-sama mengatur aktivitas. Aktivitas di sebuah organisasi perlu diatur dan ditetapkan agar dapat mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Organisasi perlu mengatur aktivitas ini agar tidak liar atau berantakan, mulai dari skala makro hingga mikro. Ruang lingkup aktivitas sifatnya berjenjang, ada tingkatan atau levelnya. Terdapat aktivitas yang sifatnya global atau general, ada juga yang ruang lingkupnya bersifat lokal dan spesifik.

Pengelompokan aktivitas di sebuah organisasi tersebut perlu dilakukan agar memudahkan dalam rangka perencanaan, eksekusi, pengawasan, pengendalian, penilaian, hingga perbaikan. Organisasi atau perusahaan yang memiliki kompetensi untuk mengelola aktivitas secara sistematis dan terstruktur biasanya akan lebih mudah untuk mewujudkan target maupun goal-nya.

Keterkaitan Proses Bisnis dan SOP dalam manajemen aktivitas ini ada di level atau tingkatannya. Proses Bisnis maupun SOP mempunyai peranan yang cukup penting dalam menyelesaikan aktivitas-aktivitas di organisasi secara keseluruhan. Mereka sama-sama mendukung terselesaikannya aktivitas secara tuntas.

Saya lebih menyukai dengan istilah pembagian peran daripada perbedaan di antara keduanya. Proses Bisnis dan SOP, sama-sama terkait dengan aktivitas di organisasi dengan peranannya masing-masing. Proses Bisnis berada di level yang lebih makro jika dibandingkan dengan SOP.

Penjelasan ini mengindikasikan bahwa Proses Bisnis ada di tataran lebih tinggi jika dibandingkan dengan SOP. Cukup banyak penjelasan atau deskripsi terkait dengan istilah Proses Bisnis. Keilmuan yang membahas tentang Proses Bisnis ini dapat dipelajari dengan menggunakan Business Process Management (BPM).

Materi-materi teoritis dalam kajian akademis tentang BPM ini sudah diajarkan mulai dari jenjang S1 hingga S3 dengan berbagai macam kajian dan spesialisasinya. Ada yang membahas tentang pemodelan Proses Bisnis, analisis dan desain Proses Bisnis, perbaikan Proses Bisnis, automasi Proses Bisnis, monitoring Proses Bisnis, implementasi Proses Bisnis, audit Proses Bisnis, Process Mining, dan masih banyak lagi bidang keahlian lainnya.

Selain itu, Proses Bisnis juga menjadi salah satu topik menarik yang dibahas dibeberapa disiplin keilmuan manajemen bisnis, seperti Balanced Scorecard (BSC), Lean Management, Business Model Canvas (BMC), ISO series, Activity based Costing, dan lain sebagainya.

Proses Bisnis mengatur aktivitas yang melibatkan antar bagian dalam sebuah organisasi, baik level departemen, divisi, bagian, atau tim. Proses Bisnis bersifat lintas fungsional atau bagian.

Secara umum, partisipan yang terlibat dalam sebuah Proses Bisnis, biasanya saling berhubungan antar bagian. Jarang sekali Proses Bisnis yang hanya dikerjakan oleh satu pihak, apalagi hanya dikerjakan oleh satu orang saja.

Definisi berikut akan memperjelas apa yang dimaksud dengan Proses Bisnis dalam tulisan ini.

“Proses Bisnis merupakan rangkaian aktivitas (acitivities) yang dikerjakan untuk mengubah input menjadi sesuatu yang berharga (outcome) dengan menggunakan sumber daya yang dimiliki oleh organisasi di dalam rangka mewujudkan tujuan bisnis.”

Ada beberapa hal penting yang menjadi perhatian dari definisi tersebut, di antaranya:

1. Rangkaian aktivitas, artinya bukan hanya terdapat satu aktivitas saja, serta terdapat urutan dari aktivitas-aktivitas tersebut.
2. Proses Bisnis memerlukan masukan (input), sesuatu yang menjadi bahan atau sumber yang diperlukan oleh rangkaian aktivitas dalam sebuah proses.
3. Proses Bisnis wajib menghasilkan sesuatu yang berharga, sesuatu yang diharapkan dapat diwujudkan oleh pihak yang menjalankan rangkaian aktivitas tersebut.
4. Proses Bisnis memerlukan sumber daya yang dimiliki oleh organisasi, baik berupa peralatan, infrastruktur, pengetahuan, paten, standarisasi, finansial, dan sebagainya.
5. Proses Bisnis mesti didesain agar dapat membantu organisasi dalam rangka mewujudkan tujuan bisnis baik jangka pendek maupun panjang. Proses Bisnis haruslah mendukung strategi eksekusi organisasi dengan disusun atas aktivitas-aktivitas kunci (key activities) pada tingkat operasional sehari-hari.

Bagaimana dengan SOP?

Sesuai dengan kepanjangannya, SOP berarti mengacu kepada Prosedur, sebuah mekanisme untuk mengatur bagaimana sebuah aktivitas di dalam Proses Bisnis diselesaikan. Prosedur pun juga terdiri atas aktivitas atau tugas yang wajib dikerjakan.

Cara yang mudah untuk memahami hubungan antara Proses Bisnis dan SOP salah satunya dengan menggunakan ilustrasi sebagai berikut:

Proses Bisnis merupakan rangkaian aktivitas (utama/kunci) yang masing-masing aktivitasnya WAJIB diselesaikan. Cara menyelesaikan tiap aktivitas tersebut menggunakan panduan yang disusun oleh SOP.

Proses Bisnis biasanya dimodelkan atau diilustrasikan dalam sebuah gambar dengan notasi atau simbol khusus. Saat ini secara defacto, standar untuk menggambarkan sebuah Proses Bisnis yang digunakan mengacu kepada seri BPMN 2.0 yang dikeluarkan oleh Open Management Group (omg.org). BPMN kepanjangan dari Business Process Model and Notation dan digunakan secara luas hampir di seluruh negara.

Sedangkan cara untuk menjelaskan sebuah SOP, biasanya lebih disukai dengan menggunakan pendekatan tulisan deskriptif. Cara atau metode untuk menyelesaikan sebuah aktivitas utama di Proses Bisnis ini bisa menyesuaikan dengan kebutuhan. Terkadang, ada beberapa SOP yang bisa dipilih untuk menyelesaikan aktivitas utama.

Deskripsi yang ada di SOP umumnya lebih detail dan spesifik untuk kondisi tertentu. SOP cenderung mengatur hal-hal yang bersifat teknikal, namun tidak terlalu detail sekali. Pengaturan aktivitas yang sangat detail bisa menggunakan pendekatan Instruksi Kerja. Instruksi bersifat final dan tidak multi tafsir. Instruksi berisikan perintah to the point untuk dieksekusi dan tidak ada cara lain lagi untuk mengerjakannya. SOP ini biasanya bisa dijadikan rujukan atau referensi untuk menyusun Instruksi Kerja.

Contoh ilustrasi.

Dalam sebuah perusahaan terdapat Proses Bisnis Permohonan Pembelian Barang. Proses Bisnis ini dapat diselesaikan dengan baik jika melibatkan beberapa pihak terkait, misalnya bagian Gudang, Purchasing, dan Keuangan.

Ketiga pihak tersebut tidak berada dalam satu departemen yang sama, mereka memiliki departemen sendiri-sendiri. Di sinilah sifat cross-functional atau lintas departemen dari sebuah Proses Bisnis. Secara umum, terdapat tiga tahapan penting (aktivitas utama) yang membangun Proses Bisnis tersebut, yaitu:

1. Tahapan pengajuan permintaan pembelian barang.
2. Tahapan pemeriksaan permohonan pembelian barang.
3. Tahapan persetujuan permohonan pembelian barang.

Proses Bisnis hanya menjelaskan aktivitas utama saja agar barang yang dibutuhkan tersedia melalui mekanisme pembelian barang. Agar menghindari terjadinya penyalahgunaan wewenang, maka diperlukan model pengawasan yang melibatkan lintas departemen.

Ketiga tahapan penting dalam Proses Bisnis tersebut kebetulan juga memerlukan keterlibatan dari tiga pihak.

1. Permohonan pembelian dilakukan oleh pihak Gudang.
2. Pemeriksaan permohonan dilakukan oleh pihak Purchasing.
3. Persetujuan permohonan dilakukan oleh bagian Keuangan.

Masing-masing pihak fokus pada aktivitas di tahapan tersebut. Bagian Gudang wajib menyelesaikan aktivitas membuat Permohonan Pembelian Barang. Ada mekanisme tertentu yang wajib dijalankan agar Permohonan Pembelian sesuai dengan Tata Kelola Perusahaan yang telah ditetapkan.

Pihak Gudang dalam rangka menyelesaikan aktivitas Permohonan Pembelian mengacu kepada SOP yang berlaku. Sebagai contoh, SOP yang perlu dijalankan dalam rangka menyelesaikan aktivitas Pengajuan Permohonan Pembelian Barang antara lain:

1. Memeriksa catatan stok barang terakhir di sistem komputer.
2. Memeriksa catatan kartu stok manual.
3. Memeriksa kebutuhan barang dalam kurun waktu tertentu.
4. Memeriksa kualitas stok barang fisik.
5. Menghitung kekurangan barang untuk pemenuhan kebutuhan yang telah terjadwalkan.
6. Memeriksa ulang kesesuaian catatan stok barang dan fisik.
7. Mengambil form Permintaan Pembelian Barang.
8. Mengisi form Permintaan Pembelian Barang sesuai dengan hasil pemeriksaan.
9. Menandatangani form Permintaan Pembelian.
10. Menyerahkan form Permintaan Pembelian ke bagian Purchasing.

Setelah pengisian form Permintaan Pembelian Barang diselesaikan, maka tahapan berikutnya adalah melakukan Pemeriksaan Permohonan Pembelian Barang. Pada tahapan ini, aktivitas utama dilakukan oleh bagian Purchasing dengan menggunakan referensi SOP khusus pemeriksaan Permohonan Pembelian Barang yang tadi sudah diselesaikan oleh pihak Gudang.

Pada tahapan ini, bagian Purchasing wajib menjalankan SOP secara tuntas agar aktivitas utama bisa diselesaikan dengan benar. SOP pemeriksaan Permohonan Pembelian oleh bagian Purchasing bisa disusun sesuai dengan kebutuhan.

Fase berikutnya adalah Persetujuan Permohonan Pembelian yang dilakukan oleh bagian Keuangan. Pihak Keuangan tentunya juga memiliki SOP yang diperlukan dalam Proses Bisnis ini.

Nah, dengan menggunakan contoh ilustrasi tersebut, maka kita bisa lebih memahami bagaimana peranan Proses Bisnis dan SOP dalam rangka memenuhi kebutuhan akan adanya barang melalui mekanisme pembelian.

Proses Bisnis mengatur hal-hal makro dan bersifat lintas departemen/divisi/bagian, sedangkan SOP lebih ke hal teknis untuk menyelesaikan aktivitas utama dalam sebuah Proses Bisnis.

Saran

Pastikan bahwa Proses Bisnis di organisasi atau perusahaan disusun atas aktivitas-aktivitas utama yang sekaligus dapat mencerminkan tahapan bagaimana sebuah Outcome (Output yang bernilai) dihasilkan. Masing-masing aktivitas utama tersebut wajib didukung oleh SOP.

Jangan tunda lagi untuk mulai memperbaiki hubungan antara Proses Bisnis dan SOP, selamat berkarya.

Salam.